Làm sao để có một ngày đơn giản nhưng hiệu quả?

Tôi đã đổ quá nhiều thời gian vào việc thiết kế lịch trình làm việc hiệu quả cho bản thân. Thực ra phần lớn thời gian đó lại là vỏ bọc trì hoãn để né tránh những việc khó khăn, rắc rối mà tôi cần phải làm.  

• 7 loại hình nghỉ ngơi: Phục hồi năng lượng mà không cần ngủ trưa

Kết quả của mọi nỗ lực đó là gì? Thành thực mà nói là không quá nhiều. 

Mọi việc tôi làm đều hiệu quả trong thời gian ngắn rồi cuối cùng cũng phai nhạt đi. Chút hiệu quả ngắn ngủi của phương pháp mới rồi cũng bị thực tế vùi lấp, để lại trong tôi cảm giác dằn vặt vì đã không đi đến tận cùng kế hoạch của chính mình.

Tôi là kiểu người dường như sẽ thử mọi cách trước khi chấp nhận một hướng đi đơn giản. Nghĩ một cách tích cực thì những niềm tin về hiệu suất làm việc mà tôi có được giờ đây đều là những bài học đắt giá, được đúc rút từ thất bại. Vì thế, chúng mang giá trị thực tế mà nếu chỉ đọc sách suông thì không thể hiểu nổi.

Trên suốt hành trình ấy, tôi đã đúc rút được rất nhiều bài học mà tôi hy vọng sẽ truyền cảm hứng cho bạn.

4 lời khuyên để có một ngày làm việc hiệu quả

Dù các phương pháp cụ thể của người khác hiếm khi có hiệu quả với tôi, chúng lại luôn là nguồn cảm hứng và động lực không ngừng. Tôi hy vọng những lời chia sẻ dưới đây của mình cũng sẽ làm được điều tương tự, khi tôi bộc bạch vài suy nghĩ về cách để có một ngày làm việc đơn giản, hiệu quả mà không cần đến một hệ thống phức tạp.

1. Lên kế hoạch từ hôm trước

Một trong những bài học kinh điển nhất về năng suất làm việc mà tôi có thể chia sẻ chỉ đơn giản là: Hãy luôn có một kế hoạch. Làm việc theo kiểu tùy hứng có thể mang lại chút cảm giác phấn khích nhất thời, nhưng hiếm khi giúp bạn tối ưu hóa thời gian của mình. Việc đưa ra quyết định không hề tốn thời gian — bạn chỉ cần dành ra đúng 5 phút vào cuối mỗi ngày làm việc để chọn ra 3 việc mình muốn ưu tiên vào ngày mai. Chỉ riêng hành động nhỏ đó thôi đã đủ tạo cho bạn một bệ phóng vững chắc cho ngày kế tiếp.

2. Bắt đầu với việc khó nhất

Nguồn năng lượng vào đầu ngày thường dồi dào và sung mãn nhất. Hơn thế nữa, động lực mà bạn khơi dậy khi mới bắt tay vào làm việc sẽ định hình cảm xúc của bạn trong suốt quãng thời gian còn lại của ngày.

Ví dụ, nếu tôi chọn cách khởi động ngày mới một cách thong thả bằng việc lướt qua các trang blog và website yêu thích, hành động đó tạo cho tôi tâm thái muốn việc nhẹ nhàng, khiến cho mọi công việc tiếp theo sau đó trở nên nặng nề hơn gấp bội. Ngược lại, nếu tôi nhập cuộc nhanh chóng và giải quyết dứt điểm phần việc hóc búa nhất, tôi sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng trong suốt cả ngày dài.

3. Để bản thân buồn chán

Một phần lớn nguyên nhân dẫn đến các vấn đề về hiệu suất làm việc trong thời đại điện thoại thông minh là chúng ta không chịu để bản thân được buồn chán. Có hai hệ lụy kéo theo từ việc này.

Thứ nhất là, trong quá khứ, sự nhàm chán lại chính là một động lực tốt thúc đẩy chúng ta làm điều gì đó hữu ích. Nếu cảm thấy buồn chán, bạn sẽ tự tìm việc để làm vì việc ngồi một chỗ không còn mang lại cảm giác … thật buồn chán. Ngày nay, chúng ta không còn phải chịu đựng sự nhàm chán nữa, bởi các hình thức giải trí luôn sẵn sàng chỉ sau một cú chạm.

Hệ lụy thứ hai là, tiêu chuẩn nền tảng của chúng ta đã thay đổi. Khi trạng thái cơ bản giờ đây là “giải trí” thay vì “buồn chán”, hầu hết công việc sẽ trở thành rất tẻ nhạt so với những niềm vui mà bạn có thể được tận hưởng. Đây không phải là câu chuyện cấm đoán bản thân không có niềm vui, mà là bạn cần cẩn trọng để không liên tục “bơm” từng giọt dopamine vào não suốt cả ngày, đến mức chẳng còn điều gì khác hấp dẫn nữa.

4. Hạ thấp tiêu chuẩn và làm quen với khó khăn

Một rào cản lớn đối với hiệu suất làm việc của cá nhân tôi là chủ nghĩa hoàn hảo, điều luôn kìm hãm chúng ta bắt tay vào hành động. Tôi không phải kiểu người cầu toàn theo nghĩa đã làm thì sẽ không dừng lại cho đến khi mọi thứ đạt đến mức mỹ mãn. Tôi thuộc kiểu người hay vẽ ra một ý tưởng hoàn hảo trong đầu, rồi không bao giờ bắt đầu thực hiện chỉ vì thực tế không đáp ứng được lý tưởng đó.

Công việc trong thế giới thực bộn bề, không hoàn hảo và luôn đòi hỏi những sự đánh đổi khó chịu. Với những người như tôi, điều đó mang lại cảm giác chẳng mấy dễ chịu. Bạn buộc phải đồng thời hạ thấp tiêu chuẩn đối với những kết quả mà bạn xem là chấp nhận được, và học cách chấp nhận khi làm một việc gì đó chưa thực sự hoàn mỹ. Cách duy nhất để tạo ra một sản phẩm tốt, thậm chí là tuyệt vời, là từ bỏ ý tưởng về một công việc hoàn hảo.

Một điểm nữa là định nghĩa của xã hội hiện đại về năng suất làm việc đang gắn liền một cách chặt chẽ với kết quả kinh tế. Dù thước đo này có thể hữu ích ở quy mô lớn, nhưng lại có thể bào mòn tâm hồn của bất kỳ ai. Quan điểm này khiến bạn tự xem bản thân như một cỗ máy chỉ cần vận hành nhiều hơn hoặc lâu hơn để làm ra nhiều tiền hơn.

Năng suất có thể và thực sự nên được nhìn nhận ở một góc độ mang tính nhân văn hơn. Đó là việc sống một cách có chủ đích, đối mặt với những nỗi sợ hãi cùng cảm giác không thoải mái của bản thân, và điều chỉnh kỳ vọng cho phù hợp với thực tế. Khi thực hiện thấu đáo, bạn hoàn toàn có thể tận hưởng một ngày nhẹ nhàng, đơn giản và hiệu quả, mà không cần phải cuốn vào vòng xoáy bào mòn của văn hóa hối hả hiện đại.

Chú thích tác giả: Mike Donghia và vợ, Mollie là đồng sáng lập blog This Evergreen Home, nơi cả hai chia sẻ về lối sống giản dị, có chủ đích và đề cao giá trị của các mối quan hệ trong cuộc sống hiện đại.