Tránh những lỗi này để cải thiện kỹ năng viết email của bạn

So với thư truyền thống, email rất tiện lợi bởi nó không mất phí và có thể gửi ngay lập tức mà không bị giới hạn về địa lý. Tuy nhiên, dù mọi người viết email thường xuyên nhưng vẫn có thể đang mắc phải những sai lầm nghiêm trọng này, nó tưởng chừng như vô hại nhưng lại làm tổn hại đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. 

Cô Deb Lee, huấn luyện viên, diễn giả và nhà tư vấn về năng suất kỹ thuật số người Mỹ đã nói rằng khi bạn mắc lỗi sử dụng email mà không nhận ra, bạn sẽ khiến người khác có ấn tượng rằng bạn không chuyên nghiệp và không chú ý đến chi tiết.

Dưới đây là những lỗi phổ biến mà mọi người mắc phải khi viết email.

1. Suy nghĩ kỹ trước khi nhấn “Reply all”

Nhấn nút “Reply all” (trả lời tất cả) và đưa tất cả đồng nghiệp vào “chuỗi thư” sẽ khiến bạn trở thành nhân vật chính. Đây là một cách làm rất tệ.

Nhà chiến lược nghề nghiệp Ana Goehner cho biết việc nhấn nút “Reply all” là một sai lầm lớn mà bà thường thấy mọi người mắc phải. Làm như vậy bạn sẽ bị mắc kẹt trong một chuỗi thư, nơi bạn sẽ nhận được một loạt tin nhắn “cảm ơn” hoặc “đã nhận”. Những tin nhắn không cần thiết và không liên quan này có thể làm tràn ngập hộp thư đến của bạn.

Lee cho biết, thay vì “trả lời mọi người”, thì nên xác định những người cần được thông báo hoặc chịu trách nhiệm về các bước tiếp theo và sau đó theo dõi tiến trình của họ.

Goner cho biết, nếu bạn cần cho nhiều người biết nội dung email, bạn có thể đưa những người không phải là người nhận vào BCC để đảm bảo quyền riêng tư của mọi người được tôn trọng.

2. Tiêu đề không rõ ràng hoặc không có tiêu đề

Nhiều tiêu đề email không rõ ràng sẽ khiến người nhận khó hình dung nội dung của thư. Ngoài ra, có một lỗi rất nhiều người mắc phải khi viết email đó là không viết tiêu đề. Điều này khiến email của bạn trở nên rất thiếu chuyên nghiệp.

3. Không có lời chào

Một email không có lời chào và lời tạm biệt là một lỗi thường gặp ở rất nhiều người. Điều này sẽ khiến cho người nhận mất cảm tình khi đọc thư của bạn.

4. Thoải mái sử dụng biểu tượng cảm xúc

Nếu thêm biểu tượng cảm xúc gây cười vào một email nghiêm túc, bạn có thể khiến đồng nghiệp của mình “choáng váng”.

Huấn luyện viên nghề nghiệp Kristine Knutter cho biết: “Khi các chuyên gia sử dụng những câu không đầy đủ hoặc các biểu tượng cảm xúc giống văn bản, họ thường bị coi là thiếu chuyên nghiệp. Ngược lại, nên sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp hơn, sử dụng các câu hoàn chỉnh và tránh các biểu tượng cảm xúc.”

Những biểu tượng cảm xúc này không thể bộc lộ chân thật cảm xúc thật mà bạn muốn biểu đạt, bởi vậy biểu tượng cảm xúc mà bạn muốn thể hiện sự thân thiện có thể bị coi là độc hại hoặc ngớ ngẩn. Ví dụ: Biểu tượng cảm xúc mỉm cười của bạn không nhất định được coi là nụ cười ấm áp.

5. Nội dung email có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp

Lee cho biết lỗi chính tả và ngữ pháp là hai lỗi hàng đầu khiến bạn trông rất thiếu chuyên nghiệp. Thậm chí là bạn có thể viết sai tên người nhận.

Cô nói: “Để tránh những sai lầm đáng xấu hổ này, hãy nhớ kiểm tra kỹ tên và chức danh công việc của người nhận trước khi gửi thư. Bạn có thể đọc to bức thư để tìm lỗi. Bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra lỗi hơn khi nghe chúng.”

Trong trường hợp lỡ viết sai tên ai đó, bạn nên xin lỗi và lần sau nhớ viết đúng.

6. Nội dung thư quá dài

Những email tốt nhất cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Để làm cho lá thư của bạn rõ ràng và dễ hiểu, hãy chia nó thành các câu và đoạn văn ngắn hơn, cũng có thể thêm các dấu đầu dòng. Đừng quên nói rõ bạn muốn người nhận phản hồi như thế nào và thời hạn.

Để giao tiếp hiệu quả, cô Goner nói, khi bạn biết email không thể truyền đạt hết những gì bạn muốn thì bạn nên chuyển sang phương thức liên lạc khác, chẳng hạn như gọi điện thoại.

Mọi người thích nhận thông tin theo nhiều cách khác nhau. Đối với một số người, âm thanh và hình ảnh hữu ích hơn là đọc chi tiết.

7. Gửi email khi bạn đang tức giận

Email không chỉ là công cụ liên lạc mà còn có thể ghi lại hành động của bạn. Đây là lý do tại sao bạn không nên gửi email khi đang tức giận, vì bạn có thể viết ra những điều không thể kiềm chế được.

Huấn luyện viên nghề nghiệp Anne Genduso cho biết: “Thật sai lầm khi chỉ trích gay gắt đồng nghiệp qua email”. Hành động này không những rất thiếu chuyên nghiệp mà còn có thể dẫn đến mâu thuẫn.

Goner gợi ý rằng khi bạn tức giận, hãy đi dạo để bình tĩnh lại hoặc viết thư dưới dạng văn bản Word nhưng đừng lưu trữ nó. Làm như vậy có thể giúp loại bỏ cảm xúc tiêu cực.

Cô ấy nói: “Quy tắc chung khi viết email là chỉ viết những điều bạn cảm thấy thoải mái như khi đang nói trực tiếp với người đó. Đừng viết những điều bạn sẽ không muốn nói trực tiếp với ai đó và chỉ có thể trốn đằng sau những tin nhắn này.”