7 mẹo dọn dẹp inbox thư điện tử và duy trì sự ngăn nắp

Với sự nâng cấp của các hệ thống lưu trữ trên máy tính và điện toán đám mây, chúng ta không gặp nhiều khó khăn khi muốn giữ lại toàn bộ các thư điện tử nhận được năm này qua năm khác. Tuy vậy, một hòm thư inbox khổng lồ khiến máy tính của bạn hoạt động chậm chạp và khó tìm kiếm thư điện tử khi cần.

Hãy cùng thử vài cách chủ động dưới đây để dọn dẹp hòm thư inbox của bạn thật gọn gàng cho một ngày làm việc năng suất hơn.

1. Xóa thư hàng ngày

Hãy dành khoảng 5-10 phút mỗi ngày để xóa email, hoặc bật một bài hát ưa thích lên và ngồi xóa thư cho tới khi hết bài. Nhớ rằng bạn nên xóa lượng thư nhiều hơn số bạn nhận được trong một ngày. Dần dần, bạn sẽ thấy hòm thư của mình gọn gàng hơn rất nhiều.

2. Hủy đăng ký nhận email tự động

Nếu đã lỡ đăng ký nhận email tự động từ các trang tin và các nhà quảng cáo, thì bạn có thể hủy đăng ký những thư bạn không muốn đọc bằng cách tìm từ ‘unsubscribe’ (hủy nhận tin), thường nằm ở cuối trong email gửi tới, và nhấn vào link đó.

Theo luật của Mỹ thì mọi thư tự động đều cần có lựa chọn này để người dùng có thể tùy ý hủy đăng ký khi họ muốn. Bạn sẽ chỉ mất khoảng 15 giây mà thôi.

>> Bí kíp làm việc hiệu quả: Hãy quản lý sự tập trung của bạn, chứ không phải thời gian

3. Xóa tất cả

Xóa toàn bộ thư trong thư mục inbox của bạn đảm bảo sẽ là một cảm giác cực kỳ thoải mái. Tất nhiên nó còn phụ thuộc vào tình huống của từng người, nhưng nó cũng không phải là điều bất khả như bạn tưởng. Bạn có thể xóa tất cả mọi thư nhận được cách đây 7 năm trở về trước, hoặc chuyển những email của năm cũ sang một thư mục riêng để chúng không còn nằm trong hòm thư chính của bạn.

4. Nguyên tắc “xem một lần”

Nguyên tắc này rất đơn giản, bạn chỉ xem một email một lần mà thôi. Nói cách khác, bạn cần ra quyết định ngay lập tức: xóa, lưu trữ, chuyển tiếp hay trả lời. Đừng trì hoãn bất kỳ việc nào có thể hoàn thành ngay lập tức.

5. Kiểm tra thư điện tử theo giờ định sẵn

Cuối buổi sáng hoặc cuối buổi chiều là thời điểm tốt, vì nó cho bạn có thời gian để hoàn thành công việc trước khi ngập ngụa trong đống email. Hãy đặt ra một giới hạn thời gian. Nhớ tắt mục thông báo tự động để bạn không bị phân tâm khi thư tới.

6. Không sử dụng thư điện tử trên điện thoại.

Cài đặt thư điện tử trên điện thoại khiến bạn có cảm giác cực kỳ dễ chịu khi kiểm tra email ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào.

Nhưng điện thoại thông minh không phải sinh ra để xử lý email. Màn hình của chúng nhỏ, rất dễ gõ sai, và khó sắp xếp thư giữa các thư mục. Hãy để dành việc đó cho những máy tính văn phòng thông thường.

7. Gọi điện thoại thay vì gửi thư

Rất nhiều nhân viên bị ngập trong hàng đống các thư điện tử ngày này qua ngày khác, vì vậy khi có những câu hỏi hay yêu cầu đơn giản, bạn nên gọi điện trực tiếp cho ai đó nếu có thể,. Vậy là cả bạn và đối tác của mình đỡ phải mất công xóa thêm một email, đồng thời tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc và chờ đợi.

Theo Tree Hugger
Quốc Hùng tổng hợp.