Bí kíp làm việc hiệu quả: Hãy quản lý sự tập trung của bạn, chứ không phải thời gian

Thời gian dường như đang trôi càng ngày càng nhanh, nhiều khi bạn cảm thấy vẫn chưa làm được mấy việc thì trời đã tối mất rồi. Nhiều người ao ước một ngày có 48 tiếng, thay vì chỉ 24 giờ. Nhưng có lẽ vấn đề không hẳn nằm ở thời gian, do vậy cố tìm cách quản lý nó không thực sự có tác dụng. Có thể vấn đề nằm ở chỗ bạn đặt sự tập trung của mình vào đâu, và bạn có tập trung hay không.

Ý tưởng về quản lý sự tập trung thay vì quản lý thời gian xuất hiện ở mọi nơi, từ giới kỹ thuật, giới tài chính kinh doanh cho đến cả những nhà tâm lý. Kết quả của việc quản lý sự tập trung là bạn sẽ không phải học cách quản lý thời gian nữa. Thời gian sẽ tự khắc được quản lý tốt khi bạn quản lý được sự tập trung của mình.

Bây giờ, hãy thử hình dung xem bạn có thể làm gì trong 30 phút? Có thể trả lời thư điện tử, hoặc xem một tập chương trình truyền hình giải trí, hoặc đọc một chương của cuốn sách còn dang dở, hoặc lướt qua những tin mới trên Facebook và Zalo, hoặc nghiên cứu một món đồ chơi công nghệ nào đó?. Cũng từng đó thời gian nhưng điều chúng ta thu được từ mỗi hoạt động là hoàn toàn khác nhau. Hãy nhớ, vấn đề không chỉ là bạn dành bao nhiêu thời gian cho nó, mà còn là bạn nhận được gì từ nó.

Chìa khóa để quản lý sự tập trung của bạn là đảm bảo rằng bạn luôn luôn dành sự tập trung cho việc bạn muốn làm, chứ không phải cho thứ đang làm bạn phân tâm. Hãy nghĩ thế này: nếu sự tập trung của bạn là tiền, thì bạn sẽ dành nó cho thứ gì nhiều nhất?

Người xưa nói, tích tiểu thành đại. Nếu bạn có thể loại bỏ những thứ vặt vãnh chẳng làm được gì ngoài việc phân tâm tư tưởng, thì bạn sẽ có thể tập trung hơn, bình tĩnh hơn, làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy hạnh phúc hơn.

Trước tiên hãy tự vấn bản thân một vài câu hỏi quan trọng

Quản lý sự tập trung là một kỹ năng, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần phải rèn luyện để làm nó tốt hơn. Đôi lúc bạn cố gắng nhưng thất bại, đó là một phần tất yếu của quá trình. Cần kiên trì, vì đó là chìa khóa của thành công.

Jeremy Hunter là giám đốc sáng lập của Viện Lãnh đạo Tinh thần cho các Nhà quản lý và giáo sư trợ giảng thực hành tại Trường Quản lý Peter F. Drucker ở Claremont, California, đã xây dựng một bộ câu hỏi để những người đang muốn “rèn giũa sự tập trụng” tự hỏi bản thân mình.

Hãy hỏi bản thân những câu hỏi sau đây để hiểu rõ hơn những ưu tiên của bạn:

1. Bạn đang làm gì để dành ưu tiên cho các công việc trong ngày và xây dựng một kế hoạch hành động khi biết chắc sẽ có những thứ làm bạn phân tâm?
2. Bạn có thể nói “Không” với ai, hay với điều gì?
3. Bạn xử lý những yếu tố làm phân tâm thế nào khi chúng xuất hiện?
4. Bạn có nghĩ rằng mình phải có trách nhiệm phản ứng lại bất cứ yếu tố nào gây ra sự phân tâm hay không? (Ví như trả lời lại tất cả các câu hỏi đang làm gián đoạn công việc của bạn)
5. Bạn có sợ mình sẽ bị ghét bỏ/không được yêu/sa thải nếu bạn không kịp trả lời thư điện tử ngay lập tức?

Bỏ điện thoại xuống

Giảm thời gian dành cho các thiết bị cá nhân là một cách để tối thiểu hóa sự mất tập trung. Hãy thử cách sau đây:

1. Tắt tất cả thông báo từ các ứng dụng trên điện thoại của bạn. Bạn không cần phải biết tất cả những tin tức mới ngay khi chúng xảy ra, trừ khi đó là công việc của bạn. Nếu không phải là công việc, thì tại sao lại không thể đợi thêm một chút? Và một điều chắc chắn là bạn không cần phải biết mỗi khi có người thích hay bình luận trên trang Facebook hay Zalo của mình.

2. Xóa hết các trò chơi điện tử trên điện thoại. Trừ khi bạn thực sự yêu thích và muốn dành thời gian chơi game, còn nếu không, chúng chỉ là những thứ lãng phí thời gian và phân tán sự tập trung của bạn khỏi những công việc khác xứng đáng hơn.

3. Đừng nhìn vào điện thoại ngay khi thức dậy mỗi sáng. Rất nhiều bài báo và các chuyên gia đã tư vấn rằng, thiền định, viết nhật ký, tập thể dục hay đọc sách — hay bất kỳ thứ có ích nào yêu cầu bạn phải tập trung — là những cách bắt đầu một ngày mới hiệu quả hơn nhiều so với việc nhìn chằm chằm vào điện thoại. (Nếu bạn thực sự cần, hãy kiểm tra thư điện tử để chắc chắn không có việc gì quá quan trọng đang diễn ra, rồi gạt nó sang một bên cho đến khi bạn bắt tay vào công việc hay có ý định cập nhật tin tức).

4. Cất điện thoại vào túi hay để nó ở phòng bên khi bạn dùng bữa với người khác.

Tránh làm nhiều việc cùng một lúc

Làm nhiều việc cùng lúc là một thói quen xấu, và cũng giống như bao thói quen xấu khác, chúng ta rất khó để bỏ nó. Một khi bạn không bị phân tâm vì điện thoại, thì bạn sẽ dễ tập trung vào công việc hơn.

1. Nếu bạn làm việc phần lớn trên máy tính, hãy tắt luôn chế độ thông báo trên máy của bạn.

2. Mở một trang web mới bằng một cửa sổ trình duyệt mới ở chế độ toàn màn hình để những trang web khác không thừa cơ làm bạn phân tâm.

3. Nếu bạn nhớ ra có gì đó bạn cần kiểm tra, hãy viết ra giấy thay vì bấm chuột hoặc bốc điện thoại để giải quyết nó ngay khi bạn nghĩ ra. Sau khi bạn kết thúc công việc của mình, hãy lấy ghi chú ra và giải quyết từng vấn đề được liệt kê trong ấy. Nếu bạn chuyển sự chú ý của mình sang vấn đề mới sực nhớ ra kia và lập tức muốn giải quyết nó, thì bạn đã đánh mất sự tập trung của mình rồi. Sẽ còn tồi tệ hơn nếu bạn không giải quyết được vấn đó ngay lập tức, và bạn quay lại với công việc ban đầu khi vẫn đang mải suy nghĩ về vấn đề chưa kịp giải quyết kia.

4. Nếu bạn sử dụng Skype hay bất kỳ dịch vụ tin nhắn nào khác, hãy tắt nó đi để tiết kiệm được thật nhiều thời gian.

Tận dụng thời gian rảnh rỗi

Khi thời gian làm việc trong tuần đã kết thúc, đừng làm việc nữa. Hãy ngừng làm việc, ngừng làm việc. Thời gian không phải làm việc là rất quan trọng để bạn tái tạo sức lao động và chuẩn bị sẵn sàng cho những công việc sắp tới. Khi bạn làm việc trong thời gian đáng ra bạn nên nghỉ, thì bạn sẽ nghỉ ngơi và giải trí trong lúc đáng ra phải làm việc, đồng thời thỏa hiệp với việc bị mất tập trung. Những người như thế vẫn luôn tưởng rằng bản thân đang làm việc không ngừng, nhưng thực tế là không phải vậy.

Nếu bạn muốn làm điều gì có ích trong khi không làm việc, như thế lại càng tốt. Không cần phải nằm dài trên sôfa nếu đó không phải là điều bạn thích. Hãy thử những thứ hoàn toàn khác ngoài công việc, như khám phá các con đường trong thành phố, học cách chụp ảnh, tập thể dục hoặc nấu nướng gì đó cho tuần sắp tới. Chỉ cần đừng kiểm tra thư điện tử khi bạn đang tận hưởng thời gian rảnh rỗi của mình.

Khi bạn chủ động rèn luyện hướng sự tập trung của bạn vào việc mà bạn muốn làm (thay vì để điện thoại hay cái gì đó khác làm phân tâm), thì bạn sẽ ngày càng trở nên thành thục hơn, công việc và cuộc sống cũng tiến triển thuận lợi nhẹ nhàng hơn. Và bạn sẽ không lãng phí thời gian nữa, vì sự tập trung của bạn sẽ gần như lúc nào cũng hướng vào việc mà bạn muốn làm.

Theo MNN
Quốc Hùng

Xem thêm: