5 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Nếu như luôn cảm thấy bận tối mắt tối mũi mà công việc vẫn chưa hoàn thành được hết, nguyên nhân có thể nằm ở chỗ bạn chưa quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn sắp xếp lại thời gian làm việc một cách hợp lý.

1. Lập danh sách những việc cần làm

Khi một ngày làm việc mới bắt đầu, bạn nên dành vài phút để lập danh sách những việc cần hoàn thành trong ngày và hoàn thành chúng theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, mỗi khi làm xong một việc sẽ đánh dấu vào danh sách.

Trong công việc luôn có 4 kiểu nhiệm vụ: quan trọng nhưng không gấp, không quan trọng nhưng gấp, quan trọng và gấp, không quan trọng và không gấp. Lúc này bạn phải bắt đầu cân nhắc cần hoàn thành việc nào trước.

Hãy nhớ rằng, khi bạn bận rộn, bạn rất dễ bỏ quên một số nhiệm vụ, dù không quan trọng lắm nhưng vẫn phải hoàn thành. Do đó, đừng xem nhẹ việc lập danh sách công việc, phương pháp này có thể cụ thể hóa, sắp xếp suy nghĩ trong đầu bạn, đánh dấu vào danh sách mỗi khi hoàn thành một việc, từ đó giúp nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời hoàn thành nhiệm vụ một cách bình tĩnh và có mục đích.

2. Học cách từ bỏ một cách quyết đoán

Khái niệm “từ bỏ một cách quyết đoán” (Danshari) trong việc sắp xếp đồ dùng gia đình do chuyên gia tư vấn quản lý đồ vật dư thừa của Nhật Yamashita Hideko đề ra cũng có thể sử dụng được trong việc quản lý thời gian.

Khái niệm này bao gồm ba phương diện: hiểu được việc gì là quan trọng; bỏ đi những việc không có tác dụng với mình và tập trung vào việc của mình, tránh xa cám dỗ bên ngoài.

Khi bạn bắt đầu từ bỏ một cách quyết đoán, bạn sẽ nhận ra rằng cũng giống như việc sắp xếp đồ dùng trong nhà, bỏ đi những thứ không cần, chỉ để lại những thứ cần thiết, cuộc sống và không gian trong nhà sẽ trở nên giản đơn, dễ chịu và mỗi ngày đều tràn đầy ý nghĩa.

3. Phương pháp làm việc Pomodoro

Đây là phương pháp quản lý thời gian được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1992 và luôn được ủng hộ suốt nhiều năm qua. Phương pháp này dựa trên việc chia thời gian thành mỗi giai đoạn 25 phút, trong đoạn thời gian này chỉ tập trung làm một việc, nghỉ ngơi 5 phút sau khi mỗi 25 phút kết thúc.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện phương pháp làm việc Pomodoro, bạn cần lập một danh sách các nhiệm vụ, sau đó phân chia hợp lý mỗi 25 phút phải hoàn thành những nội dung nào, cuối cùng là đánh dấu mỗi khi làm xong một việc.

Phương pháp này có thể tập trung suy nghĩ rất hiệu quả, giúp chuyên tâm vào một việc và hoàn thành trong thời gian ngắn nhất với hiệu quả cao nhất.

Tuy nhiên, khoảng thời chia giai đoạn đó có thể thay đổi linh hoạt không nhất định phải là 25 phút, bởi sức lực của mỗi người khác nhau, mức độ hoạt động của não trong mỗi đoạn thời gian cũng không giống nhau.

4. Hạn chế chơi điện thoại

Đôi khi thời gian mà chúng ta dành để dùng điện thoại rất vô dụng, thời gian cứ lặng lẽ trôi đi khi bạn lướt điện thoại xem các ứng dụng.

Theo nghiên cứu, giới trẻ ngày nay mỗi ngày mất đến 3,4 giờ đồng hồ cho việc sử dụng điện thoại di động, một tuần khoảng hơn 22, 8 giờ, cũng có nghĩa là một tuần mất khoảng 1 ngày để lướt  điện thoại. Đây chỉ là một con số trung bình, một vài người dành thời gian trên điện thoại nhiều hơn con số này, đặc biệt là sinh viên.

Do đó, khi bắt đầu có ý thức giảm chơi điện thoại, bạn sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

5. Sử dụng thời gian rời rạc một cách trọn vẹn

Mỗi ngày, mọi người đều sẽ có rất nhiều thời gian rảnh rỗi rời rạc, ví dụ như trên đường đi làm và tan sở, đợi xe, đợi ai đó… nếu sử dụng những khoảng thời gian này một cách trọn vẹn, bạn cũng có thể thể tiết kiệm được thời gian.

Sử dụng thời gian rảnh rỗi để học hoặc làm việc mới có thể dành ra nhiều thời gian để hoàn thành những việc quan trọng hơn.

Về cơ bản, việc quản lý thời gian dựa trên 3 nguyên tắc:

1. Làm những việc quan trọng trước.
2. Chỉ tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian.
3. Không kéo dài thời gian, hãy lập tức hành động.

Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý thời gian là nhanh chóng hoàn thành những việc bạn không thích không nhưng thể không làm, tiết kiệm phần lớn thời gian để làm điều mình muốn. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là bạn không cần phải quá khắt khe khi lập mục tiêu, hãy làm từng bước, quan trọng là kiên trì cho đến khi hình thành thói quen.

Bảo Ngọc

Xem thêm: