Time blocking – kỹ năng ‘đơn giản nhưng có võ’ giúp bạn tăng năng suất làm việc

Bạn có đang ngập chìm trong công việc cả ngày nhưng khi đặt lưng xuống giường, một số đầu việc vẫn chưa được hoàn thành? Đã đến lúc bạn cần học cách “time blocking” để lên một lịch trình làm việc hiệu quả hơn.

Nếu là một doanh nhân, không có gì bất ngờ khi cả ngày bạn phải quay cuồng với hàng loạt công việc như họp hành, kiểm tra email, xử lý điểm nóng, ăn trưa với đối tác, trả lời thắc mắc của nhân viên… Khởi nghiệp thật là mệt mỏi, công việc không tên cứ bất ngờ xuất hiện. Có những người sẵn sàng làm việc 80 giờ một tuần, nhưng họ không thể sống như vậy cả đời được. Hơn nữa, làm việc quá sức sẽ khiến bạn mệt mỏi, kiệt sức, giảm năng suất. Vậy bạn cần phải làm gì để xử lý hết núi công việc bộn bề này đây? Vậy hãy cùng tìm hiểu khái niệm “time blocking” nhé. 

Time blocking (phân khối thời gian) là gì?

Bạn có thể hiểu đơn giản “phân khối thời gian” là kế hoạch phân chia hoạt động trong ngày của bạn vào những khoảng thời gian xác định. Ví dụ: Thay vì kiểm tra email suốt cả ngày, bạn hãy xác định chỉ ở trong hòm mail từ 8 giờ sáng đến 8 giờ 30 sáng. Sau khi hộp thư đến trở về con số 0, mọi email quan trọng đã được trả lời, bạn chuyển sang hoạt động tiếp theo.

Bản chất của việc time blocking là liệt kê, sắp xếp các công việc bạn cần hoàn thành rồi phân bổ thời gian thích hợp để tập trung vào chúng. Lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn xử lý công việc trơn tru, không bị chồng chéo, gián đoạn. Hơn nữa, thói quen này sẽ giúp các doanh nhân bận rộn sắp xếp thời gian hợp lý cho bản thân. Ngoài công việc, bạn hãy nghĩ đến thời gian dành cho bản thân (để suy ngẫm, tập thể dục, đọc hoặc làm bất cứ điều gì khiến bạn hạnh phúc) cho dù chỉ trong 5, 10 phút. Điều này sẽ giúp bạn nạp năng lượng và tiếp tục tận hưởng cuộc sống.

Time blocking có lợi với các doanh nhân như thế nào?

Thứ nhất, time blocking sẽ giúp bạn hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong khoảng thời gian ngắn với chất lượng tốt hơn. Bởi vì bạn đang dành 100% sự tập trung cho nhiệm vụ đang làm thay vì nhảy khắp nơi với 15 đầu việc khác nhau. 

Thứ hai, bạn vẫn có thể xử lý tất cả các tác vụ ít quan trọng hơn vì bạn không liên tục chuyển hẳn sang đầu việc khác. Nói cách khác, bằng cách nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, bạn đang sử dụng cùng một vùng não của mình thay vì nhảy qua nhảy lại. Cách làm này sẽ giúp bạn sắp xếp lịch trình làm việc hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, time blocking còn có thể giúp bạn:

– Cân bằng các công việc khẩn cấp và quan trọng.

– Buộc bạn phải cam kết hoàn thiện với các đầu việc ưu tiên.

– Thúc đẩy bạn hoàn thành công việc đúng hạn, không trì hoãn.

– Giúp bạn hiểu rõ quỹ thời gian cần thiết khi muốn hoàn thành một đầu việc.

– Khi biết rằng bản thân chỉ có một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ có nhiều khả năng đạt được mục tiêu hơn.

– Kế hoạch làm việc của bạn sẽ được chạy theo một vòng khép kín, không có khoảng thời gian thừa thãi không biết làm gì.

– Bạn sẽ không thấy tội lỗi khi phải từ chối một yêu cầu nào đó ngoài kế hoạch. 

Làm thế nào để thực hiện time blocking?

Khi mới bắt đầu, ý tưởng về việc time blocking nghe có vẻ phi thực tế. Đừng lo lắng, bạn không cần lên lịch chi tiết cho mọi thứ mà hãy chia ngày của mình thành các khối lớn, mỗi khối làm các công việc tương tự nhau (để có thể tập trung vào chúng tại cùng một thời điểm).

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn bắt đầu kế hoạch time blocking của mình.

1. Đánh ưu tiên

Có lẽ đây là phần khó nhất khi bạn bắt đầu lập một kế hoạch phân khối thời gian. Là một doanh nhân, hẳn là bạn sẽ dành ưu tiên số 1 cho tất cả mọi thứ liên quan đến công việc của mình? Đừng làm vậy. Bạn hãy liệt kê tất cả những nhiệm vụ cần làm trong ngày ra, đánh số ưu tiên 1, 2, 3 rồi xếp lịch cho chúng. Đối với một số người, 9 giờ sáng đến trưa là khoảng thời gian làm việc năng suất nhất nên họ xếp các ưu tiên 1 vào đó. Từ chiều, họ sẽ bắt đầu làm việc ưu tiên 2.

2. Làm việc vào lúc bản thân thấy năng suất nhất

Là một doanh nhân, bạn không nhất thiết phải tuân thủ chế độ làm việc giờ hành chính truyền thống. Thay vào đó, bạn có thể tạo ra một lịch trình làm việc phù hợp với thời điểm mà bạn thấy tỉnh táo nhất. 

Ví dụ: Nếu bạn là người thích làm việc buổi sáng và có khả năng tập trung nhất vào lúc 7 giờ thì hãy xếp các đầu việc ưu tiên 1 vào đó. Nếu bạn làm việc hiệu quả hơn từ 1 giờ chiều đến 4 giờ chiều, thì hãy nghỉ ngơi buổi sáng rồi dồn hết sức để xử lý các công việc quan trọng nhất vào buổi chiều. Ngoài ra, có rất nhiều doanh nhân chọn thời gian bắt đầu làm việc sớm hơn và tan làm muộn hơn so với cả công ty để không bị mất tập trung bởi mọi người xung quanh..

3. Tạo chủ đề làm việc cho ngày

Thay vì cố gắng làm 10 việc khác nhau trong một ngày, bạn hãy tạo chủ đề riêng cho mỗi ngày. Ví dụ: Bạn dùng ngày thứ Hai để tuyển dụng, thứ Ba để họp, thứ Tư tập trung vào việc cải tiến sản phẩm, thứ Năm làm Marketing. Chia ngày như vậy sẽ giúp bạn tạo ra một luồng làm việc xuyên suốt, không bị gián đoạn và đảm bảo bạn sẽ có đầy đủ các công cụ, tài nguyên cần thiết cho một ngày cụ thể đó.

4. Chuẩn bị một khoảng thời gian nghỉ ngơi

Mỗi ngày, bạn hãy tạo ra một khoảng thời gian trống trong lịch trình để thiền, đi dạo hoặc không làm gì cả. Cách làm này cũng sẽ giúp kế hoạch của bạn linh hoạt hơn, kịp thời đối phó với các trường hợp khẩn cấp. Ví dụ: Bạn sẽ làm gì khi một khách hàng bị kẹt xe và phải lùi cuộc họp xuống 10 phút? Nhờ những khoảng trống trong thời gian biểu mà bạn có thể thoải mái du di một số đầu việc bất ngờ như vậy.

5. Đặt ra ranh giới nhưng đừng quên tính linh hoạt

Khi đang xử lý một đầu việc quan trọng, tất nhiên bạn không muốn bị làm phiền bởi tiếng gõ cửa hoặc tiếng điện thoại reo. Hãy thông báo cho mọi người bạn đang bận, đảm bảo mọi thứ không bị gián đoạn. 

Tuy nhiên, cuộc sống luôn đầy rẫy những bất ngờ mà chúng ta không thể tính trước được. Bạn cần bám sát lịch trình hết sức có thể nhưng cũng đừng quá cứng nhắc trong việc phải linh hoạt. Ví dụ: bạn không nên ngó lơ email đến từ một khách hàng tiềm năng vào phút cuối trong ngày. 

6. Dành thời gian cho những việc vẫn luôn diễn ra trong cuộc sống

Ngoài việc thiết lập thời gian cụ thể cho các công việc ưu tiên và nhu cầu nghỉ ngơi, bạn cũng cần dành thời gian cho những việc quan trọng như:

– Nhìn lại những thành tích bạn đã đạt được.

– Các công việc hành chính như kế toán, lập hồ sơ và sắp xếp không gian làm việc.

– Các đầu việc nghiên cứu (nghiên cứu thị trường, nghiên cứu địa điểm công tác…). 

– Đăng bài lên blog.

– Hoàn thành nốt những việc bạn chưa hoàn thành.

– Chăm sóc bản thân bằng cách tập thể dục, yoga, thiền định.

– Ở bên bạn bè và gia đình.

– Làm bất cứ điều gì khiến bạn hạnh phúc.

7. Sử dụng lịch theo dõi

Để đảm bảo các đầu việc trong ngày không bị chồng chéo, bạn nên dùng ứng dụng online hoặc lịch giấy để ghi lại lịch trình. Lịch theo dõi còn giúp bạn nhìn lại ngày, tuần làm việc để bạn biết rằng mình có đang phân chia thời gian hợp lý không. 

8. Tự đánh giá hiệu quả time blocking

Cuối cùng, bạn hãy nhớ theo dõi tiến độ làm việc hàng tuần, hàng tháng của mình và sửa đổi lịch trình nếu cần. Ví dụ: Bạn thường dùng 2 giờ để viết một bài đăng trên blog nhưng thực ra việc này chỉ mất 1 giờ thì hãy điều chỉnh lịch ngay. Đừng lãng phí thời gian mà hãy thúc đẩy các nhiệm vụ tiếp theo một cách nhanh chóng.