8 kiểu lãng phí thời gian và trí lực mà lãnh đạo hay mắc phải

Thời gian là tài nguyên vô cùng quý giá, không thể tái tạo và được phân phối bình đẳng cho mỗi người. Chúng ta ai cũng đều nhận được 1.440 phút mỗi ngày. Bạn đang sử dụng tối ưu hay lãng phí thời gian và tiêu hao năng lượng một cách vô ích?

Bà Lolly Daskal, CEO kiêm sáng lập viên của Lead From Within và cũng là tác giả cuốn sách “The Leadership Gap: What Gets Between You and Your Greatness” đã có hơn 30 năm tiếp xúc với nhiều nhà lãnh đạo với đủ cá tính khác nhau. Một điểm chung mà bà nhận ra khi đào tạo các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu thế giới là họ biết được những tính cách có thể khiến họ thành công cũng như những khiếm khuyết khiến họ thất bại, trong đó có việc sử dụng thời gian và năng lượng.

Dưới đây là những chia sẻ của bà Lolly Daskal về 8 kiểu lãng phí thời gian và trí lực phổ biến nhất của các nhà lãnh đạo.

1. Phân tâm

Các nhà lãnh đạo có nhiều việc phải làm khiến họ dễ bị phân tâm. Thực tế mà nói, không ai có thể tập trung 100% tinh thần trong khi làm việc, nhưng đáng ngại là sự không tập trung có thể gây ra một trở ngại nghiêm trọng trong việc hoàn thành mục tiêu. Nó rút cạn thời gian của bạn và gây ra những căng thẳng tinh thần không cần thiết.

Hạn chế sự phân tâm bằng cách tổ chức quản lý thời gian và môi trường làm việc, chuẩn bị tốt để có thể hoàn thành những gì cần làm. Xây dựng các thói quen cũng như chiến lược để giảm thiểu việc bị sao lãng, giữ tinh thần sẵn sàng tập trung vào công việc, và cải thiện khả năng tập trung của bạn.

>> Đừng tin mọi điều bạn nghĩ!  

2. Hay do dự

Một trong những thói quen tồi tệ nhất mà một nhà lãnh đạo hay mắc phải là tính hay do dự. Việc kiên trì công việc dựa theo một quyết định đã được ban hành có vẻ khó khăn hơn so với thời điểm ban đầu khi đưa ra quyết định đó, nhưng do dự sẽ tiêu tốn thời gian, sinh lực và các nguồn lực của bạn nói riêng và nhóm của bạn nói chung.

Xây dựng và phát triển một quy trình ra quyết định một cách bình tĩnh và thận trọng, dành chỗ cho người khác đưa ra ý kiến nếu cần. Hãy bắt đầu với những bước đi nhỏ khi có thể, và nuôi dưỡng niềm tin của bạn bằng chính kiến thức và bản năng của bạn.

3. Để tâm đến những người luôn phê phán

Việc lắng nghe và thu hút được ý kiến phản hồi rất quan trọng và đáng quý. Nhưng điều đáng nói là có những người chỉ đơn giản là luôn từ chối ủng hộ bạn – có thể là do quá sai khác về quan điểm, hoặc chỉ đơn giản là họ muốn đưa ra một lập trường đối nghịch với bạn. Sẽ rất khó để đối phó với những phiền toái, nhưng hãy cố gắng lọc nó ra và lấy những phản hồi hữu ích, tập trung vào mục tiêu, kế hoạch và hành động hiện tại của bạn.

>> Vì sao người thông minh không làm nhiều việc một lúc?  

4. Bảo thủ

Các nhà lãnh đạo có xú hướng giới hạn bản thân bằng cách bám cứng lấy ý kiến của mình và khó tiếp nhận những ý tưởng và khả năng mới – và thật không may, càng trưởng thành chúng ta lại càng dễ trở nên ‘cứng đầu’ hơn.

Nếu muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn phải hiểu rõ những giới hạn về kiến thức và quan điểm của mình, làm việc với một tâm trí thoáng đãng. Mở rộng tầm nhìn để có thể tiếp cận với nhiều ý tưởng và kinh nghiệm, điều này tốt hơn rất nhiều so với việc chỉ lãnh đạo dựa trên cách nhìn nhận của một mình bạn: Những người có đầu óc sáng tạo thường có cuộc sống sôi nổi, cân bằng và ưa tìm hiểu, học hỏi hơn.

>> Sức hấp dẫn của người lãnh đạo xuất phát từ sự “lắng nghe”  

5. Cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người

Làm vừa lòng tất cả mọi người là cái bẫy chung cho các nhà lãnh đạo, chạy theo nó là một sự lãng phí thời gian và trí lực vô cùng to lớn. Đánh giá bản thân bằng sự chấp thuận và đồng tình của người khác là không cần thiết.

Cần phải chấp nhận thực tế là mọi quyết định của bạn sẽ không thể làm vừa lòng tất cả mọi người, vai trò của người lãnh đạo là cần chú trọng vào bức tranh tổng thể và lợi ích chung. Hãy tạo lập ranh giới rõ ràng và tập trung vào những ý kiến ủng hộ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tài năng hơn.

6. Phiền não vì mắc lỗi

Bạn hay các thành viên trong nhóm mắc lỗi là điều không tránh khỏi. Nhưng quá lo lắng về những việc đã làm sai trong quá khứ, hoặc điều không hay có thể sẽ xảy ra trong tương lai, đều không giúp bạn đạt được bất cứ điều gì ngoại trừ khiến bạn hao tâm tổn trí.

Hãy tập trung giải quyết vấn đề và đưa ra những biện pháp giúp giảm thiểu những sai lầm trước khi chúng có thể gây ra rắc rối. Với kế hoạch chu toàn và quyết tâm, bạn có thể giảm thiểu những sai lầm và đối phó với chúng một cách bình tĩnh, hiệu quả khi chúng xảy ra.

7. Không quy củ

Nhiều nhà lãnh đạo luôn cảm thấy quá tải bởi họ không có kỹ năng tổ chức tốt. Trong một thế giới mà mọi thứ diễn ra với nhịp độ nhanh đến mức bạn có thể cảm thấy dường như mình không đủ năng lực để giải quyết mọi việc, gần như không thể duy trì cao độ sự tập trung và tổ chức cuộc sống. Tuy nhiên, bằng cách cắt giảm thời gian thừa – cả trong suy nghĩ lẫn triển khai công việc – và bằng việc thiết lập, phát triển các thói quen có tính kỷ luật, bạn có thể sắp xếp cuộc sống quy củ. Cần phải bắt tay làm và cam kết hoàn thành, nếu tổ chức tốt, bạn sẽ không cần quá vùi đầu vào công việc mà vẫn thu lại được nhiều lợi ích.

>> 6 đặc điểm khiến nhà lãnh đạo vĩ đại tạo nên sự khác biệt 

8. Không ủy quyền, giao bớt việc

Bất kể phong cách lãnh đạo của bạn là gì, việc có thể phân công trách nhiệm là một kỹ năng quan trọng để tận dụng thời gian và trí lực của bạn. Mặc dù vậy, việc phân công công việc khá phức tạp – nó đòi hỏi sự tin tưởng, hỗ trợ, sự cân bằng giữa kiểm soát và không thoái bỏ trách nhiệm.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi có rất nhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể tự làm mọi thứ một cách dễ dàng. Nhưng một phần không thể thiếu của bất kỳ một nhà lãnh đạo nào là cần tin tưởng vào người khác để triển khai công việc và giao nhiệm vụ với sự hỗ trợ phù hợp là một cách quan trọng để giúp mọi người trong nhóm tiến bộ và phát triển.

Thay đổi thói quen không hề dễ dàng, nhưng nếu bạn kiên trì, không từ bỏ, nó có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian mỗi ngày và thấy rõ hơn con đường đi đến thành công của bản thân và tập thể.

Hãy ưu tiên việc quản lý thời gian hiện quả và mọi người đều sẽ thu được lợi ích.

Theo INC
Tác giả: Lolly Daskal 
Minh Minh biên dịch

Xem thêm: