Tận dụng tối đa thời gian phân mảnh với quy tắc 5 phút

Ở thời hiện đại, thời gian dường như ngày càng trôi nhanh, mọi người luôn cảm thấy không đủ thời gian nên sinh ra cảm giác sốt ruột. Nhưng với quy tắc 5 phút này, chúng ta có thể sử dụng thời gian nhỏ lẻ để hoàn thành nhiều công việc có hệ thống.

Trong công việc chúng ta thường xuyên gặp một tình huống như sau: Khi vừa đặt bút xuống suy nghĩ thì ý tưởng liền ào ào tuôn ra như dòng nước, và cứ thế hoàn thành việc một cách nhanh chóng. Nhưng cũng có khi lại mất rất nhiều thời gian mà không nảy ra ý tưởng gì, dẫn đến không thể hoàn thành công việc trong thời gian đã định. Vậy có giải pháp gì cho vấn đề này hay không? Lúc này, bạn có thể thay đổi thói quen suy nghĩ và nắm bắt thời gian nhỏ lẻ để giải quyết vấn đề.

Quy tắc 5 phút

Người hiện đại cần học cách xây dựng khả năng quản lý “thời gian phân mảnh”, tức là dùng thời gian lẻ tẻ để hoàn thành những công việc vẫn thường phải dùng một khối thời gian lớn để hoàn thành.

Một “kế hoạch 5 phút” hoàn chỉnh = 5 phút ý tưởng + nửa giờ lập dàn ý + 5 phút ý tưởng + 2 giờ sáng tác với hiệu suất cao + 5 phút chỉnh sửa..v.v. 

Tức là bạn cần viết ngẫu nhiên một số cảm hứng, sẽ viết ra nhiều đoạn rời rạc như vậy, tích lũy chúng lại. Sau đó dùng khoảng nửa tiếng để lắp ráp, lồng ghép các cảm hứng rời rạc đó lại thành một dàn ý hoặc một đoạn nhỏ của bài viết, rồi lại tiếp tục tích lũy tư liệu. Khi bạn đã có đủ tư liệu cho ý tưởng, bạn tự nhiên có mong muốn viết nó, bạn có thể viết ra một nội dung dài 5.000 từ hoặc thậm chí 10.000 từ chỉ trong khoảng 2 giờ cho một lần viết mà chất lượng không hề tệ.

Cách sử dụng “thời gian phân mảnh”

Thời gian phân mảnh tồn tại trong mỗi ngày như thời gian nghỉ ngơi giữa giờ làm việc, hoặc thời gian trên đường đi và về. Thời gian lẻ tẻ này có thể được tận dụng một cách hữu hiệu. Ví dụ: Một số người sẽ sử dụng chúng để ghi nhớ các từ vựng tiếng Anh. Sau một thời gian, trình độ của họ sẽ nhanh chóng cải thiện, trong khi một số người khác không biết cách tận dụng chúng thì tất nhiên việc cải thiện có thể sẽ chậm hơn.

Có người một mình phải ôm đồm rất nhiều công việc. Dường như là vắt kiệt thời gian ở nơi làm việc cũng không có cách nào hoàn thành chu toàn mọi việc, vì vậy mỗi lần đi tàu điện ngầm trong nửa giờ, họ sẽ giải quyết những phần việc có thể làm, cứ thế mỗi lần đi thì lại làm thêm một chút, đến lúc cộng lại thì dường như phần còn phải giải quyết đã không còn nhiều nữa. Họ đã tận dụng thời gian phân mảnh của mình như vậy. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng điện thoại di động để thu thập một số thông tin hữu ích trên đường đi làm, để hỗ trợ cho công việc.

Tạo một kế hoạch quản lý thời gian phân mảnh cho chính bạn

Căn cứ theo đặc điểm cuộc sống và công việc của bạn, hãy dự kiến một đơn vị thời gian phân mảnh cho bản thân, tức là đơn vị thời gian tối thiểu bạn có thể sử dụng. Chẳng hạn như dùng 3 phút hoặc 5 phút để hoàn thành những việc không đòi hỏi nhiều thời gian. Ví dụ: Trả lời tin nhắn văn bản, hoặc xem các email không quan trọng, hoặc tìm tài liệu giải pháp… trong vòng 3 phút. 

Bạn có thể nghĩ xem mình sẽ làm được những gì với 3 phút khi ở trên tàu điện ngầm, tại văn phòng hay trong phòng ngủ. Hãy lập một bảng biểu liên kết thời gian nhỏ lẻ với các tình huống trong cuộc sống, từ đó bạn sẽ dần dần thành thục với việc kết nối các đoạn thời gian này mỗi ngày để hoàn thành một công việc quan trọng.

Nếu chúng ta không thể sử dụng hợp lý các đoạn thời gian bị phân mảnh thì rất có thể nó sẽ bị lãng phí vào những việc vô nghĩa. Nhà vật lý Albert Einstein cũng từng nói: “Điểm khác biệt giữa con người nằm ở khoảng thời gian rảnh của từng người. Thời gian rảnh sau giờ làm có thể sinh ra nhân tài, đồng thời cũng sinh ra kẻ lười biếng, kẻ mê rượu, kẻ cờ bạc…”  

Hay có một câu nói như thế này: “Người thành công sẽ sử dụng thời gian nhỏ lẻ để tạo ra một quỹ thời gian lớn, và những người thất bại sẽ lại phá nhỏ quỹ thời gian lớn thành nhiều mảnh”. 

Bởi vì thời gian là vô giá, nếu chúng ta muốn thành công, thì hãy cố gắng khai thác tối đa thời gian phân mảnh để làm những việc ý nghĩa trong cuộc sống.