7 “quy tắc vàng” khi làm việc nhóm của người Nhật

Nếu được sinh sống và làm việc ở Nhật Bản hoặc làm trong một công ty người Nhật thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng phải nể phục tinh thần làm việc tôn trọng tập thể, đoàn kết của những con người xứ sở hoa anh đào này.

Đất nước nhỏ bé với nguồn tài nguyên hữu hạn lại có thể xây dựng một đế chế kinh tế vững mạnh. Có được thành công như vậy một phần quan trọng là nhờ phong cách làm việc nhóm vô cùng hiệu quả của người Nhật.

1. Đúng giờ

Nhiều người nước ngoài khi mới đến Nhật Bản đều cảm thấy rất ngạc nhiên khi thấy tàu điện, xe lửa hay xe buýt tại đây chạy vô cùng đúng giờ. Người Nhật rất nghiêm khắc với bản thân về chuyện giờ giấc. Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của thể diện. Thể diện ở đây là niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Một hành động vô ý thức của cá nhân bạn cũng có thể gây mất thể diện cho cả một tập thể. Để giữ được thể diện, bạn phải học cách thể hiện lòng tôn trọng cao nhất.

Đúng giờ là một đức tính cần thiết ở một xã hội văn minh, nó nói lên độ tin cậy và tinh thần tôn trọng người khác. Đúng giờ thể hiện tinh thần trách nhiệm, lối sống khoa học và sự chuyện nghiệp trong công việc của một người.

2. Kết luận trong phòng họp, ra ngoài không tranh cãi thêm

Đã bao giờ bạn tham dự một cuộc họp mà các thành viên không ai ý kiến gì, dường như mọi việc đã được thống nhất, nhưng khi cuộc họp kết thúc thì mỗi người một câu, không đồng ý với cách làm chưa? Ở Nhật thì ngược lại. Mọi người đều được nói và phải nói, tất cả các ý kiến đều được bàn luận và cân nhắc cẩn thận rồi đưa ra kết luận cuối cùng. Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh đã là một tập thể thì mọi người phải giúp đỡ lẫn nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp. Một khi cánh cửa phòng họp khép lại, mọi người đều biết nhiệm vụ của mình và hiểu rõ mục tiêu chung của cả dự án.

3. Báo cáo kèm theo giải pháp

Với người Nhật, báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng và bạn phải chủ động báo cáo công việc của mình, nên nhớ là chủ động chứ đừng bao giờ phải để cấp trên nhắc nhở. Trong báo cáo thì thông tin đưa ra phải rõ ràng, đầy đủ, cập nhập thông tin cũ, bổ sung những thông tin mới, phương pháp mới, cải tiến mới. Báo cáo vấn đề nảy sinh và phải nhớ: báo cáo công việc càng nhanh càng tốt. Để viết một bản cáo tốt, bạn cần lưu ý:

• Xác định rõ nội dung việc cần báo cáo
• Làm phần mục lục hoặc một bản tóm tắt các đề mục trong báo cáo
• Viết báo cáo (nên ghi rõ ở mỗi việc những điểm được và chưa được)
• Phân tích nguyên nhân những việc chưa làm được
• Đưa ra giải pháp (ngắn hạn và dài hạn)
• Yêu cầu cấp trên giúp đỡ nếu cần (trợ cấp tài chính, định hướng công việc…)
• Ngôn ngữ trong báo cáo cần rành mạch, rõ ràng, ngắn gọn.

4. Giữ liên lạc với đối tác

Không ai có thể hoàn thành công việc một mình cả, người Nhật luôn ghi nhớ câu này. Vì vậy nhiệm vụ cá nhân tất nhiên sẽ do cá nhân làm nhưng họ không bao giờ ngắt liên lạc với mọi người xung quanh. Họ thường xuyên nói chuyện, ngỏ lời khuyên từ đồng nghiệp để công việc của mình thuận lợi hơn. Đặc biệt, với đối tác họ càng cần phải giữ mối quan hệ, dù là gián tiếp hay trực tiếp. Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ.

Nếu câu chuyện của bạn là bàn bạc về một quyết định công việc cụ thể, hãy nhớ viết thêm một bức email (văn bản) để đối tác xác nhận thêm một lần nữa. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài.

5. Thẳng thắn, thành thật và xây dựng

Lợi ích của văn hóa nói thẳng và nói thật trong công ty rất rõ ràng: năng suất tăng lên, cấp quản lý – lãnh đạo công ty quyết định sáng suốt và sát thị trường hơn, nhân viên công ty có lòng tin và tôn trọng lãnh đạo. Nói cách khác, nghe tin tốt, mọi người tin. Nghe tin không êm tai, người trong công ty cũng biết những phản ánh đó là có cơ sở và vì lợi ích chung, không phải do mình bị ghét bỏ. Tuy nhiên bạn hãy lưu ý, nói thẳng đi đôi với văn hóa “góp sức thay vì phàn nàn”. Những lời nhận xét thẳng thắn của bạn về đồng nghiệp, cấp trên, dự án hay định hướng chung đều phải dựa trên sự chân thành, góp sức chứ không phải “ném đá” cho hả dạ. Mọi điều bất cập bạn nói đến, nên có sẵn giải pháp đi kèm để mọi người hiểu là bạn không nói suông mà đang rất nghiêm túc với vấn đề đó.

6. Tôn trọng danh thiếp của mình

Khi đi gặp khách hàng, hành động sau khi chào hỏi, bắt tay, thì việc lấy ra 1 chiếc card danh thiếp của bạn và trao cho họ được xem là một hành động làm ăn chuyên nghiệp. Khi nhận card, người kinh doanh nhận bằng hai tay rồi đọc nó rất cẩn thận, đọc lại những thông tin được in trên card rất to, và sau đó đặt nó vào trong chiếc hộp chuyên để card hoặc đặt nó trên bàn ngay trước mặt của anh ta, sử dụng nó trong cuộc chuyện trò khi cần. Người kinh doanh không bao giờ cất luôn card vào túi. Đó được coi như một điều không tôn trọng người khác.

Embed from Getty Images

Khi bạn giao tiếp với khách hàng, với chiếc card nhỏ trong tầm mắt, bạn sẽ giảm bớt những câu hỏi quen thuộc đến bất lịch sự như: “Ông tên gì?”, “Công ty của ông ở đâu ?”, “Số điện thoại liên lạc của ông là gì?”, “Mail của ông là gì ?”. Việc trao đổi card danh thiếp là một cách chúng ra biểu lộ sự quan trọng trong việc làm ăn kinh doanh. Đây không chỉ là hành động tốt cho công việc của riêng bạn, mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp từ môi trường làm việc đào tạo cho bạn. Nó cho chúng ta thấy được giá trị của cuộc gặp, và bạn cũng sẽ nhận được giá trị của nó trong tương lai.

Minh Minh

Xem thêm: