6 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Dù mỗi người có lịch trình khác nhau, nhưng việc áp dụng những nguyên tắc cơ bản có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày. Dưới đây là 6 nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng, giúp bạn nâng cao hiệu suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn.

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao, cùng là 24 giờ, có người làm được rất nhiều việc trong khi có người lại luôn cảm thấy thời gian không đủ? Bạn thường cảm thấy bận rộn mỗi ngày, nhưng công việc thì không thể hoàn thành theo đúng dự kiến? Nếu bạn vẫn tiếp tục quản lý thời gian như hiện tại thì dù một ngày có dài thêm bao nhiêu tiếng nữa, bạn vẫn sẽ luôn cảm thấy bận rộn. Thật ra, điều này là do cách quản lý thời gian của chúng ta chưa phù hợp.

Bài viết này sẽ giới thiệu 6 nguyên tắc vàng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Nếu áp dụng đúng, bạn sẽ có thể làm chủ thời gian và thực hiện những kế hoạch vượt ngoài mong đợi.

Cơ sở quản lý thời gian – quản lý năng lượng

Ba yếu tố quan trọng trong việc quản lý năng lượng bao gồm: giấc ngủ ngon, chế độ ăn uống hợp lý và tập thể dục.

Ba bước để quản lý năng lượng bao gồm:

– Mục tiêu: Làm thế nào để phân bổ năng lượng một cách phù hợp với những giá trị sâu sắc nhất của chúng ta?

– Kế hoạch: Lập kế hoạch thực hiện những thay đổi dựa trên sự hiểu biết về bản thân.

– Hành động: Rút ngắn khoảng cách giữa “cái tôi thực sự” và “cái tôi lý tưởng”.

Một ngày hoàn hảo được thiết kế dựa trên nguyên tắc khoa học về não bộ. Cách bạn quản lý thời gian hàng ngày sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng cuộc sống của bạn. Nếu bạn phát triển ba thói quen tốt về quản lý năng lượng, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Dậy sớm để có sức khỏe tốt

Dữ liệu trung bình từ 5.000 người đeo JINS MEME cho thấy mọi người tập trung nhất vào khoảng thời gian từ 6 đến 7 giờ sáng. 30 phút vào buổi sáng có giá trị tương đương với 2 giờ vào buổi tối. Chúng ta có thể sử dụng thời gian buổi sáng để đầu tư vào bản thân, đọc sách, học bài và tập thể dục.

Năm cách dễ dàng để thức dậy

– Hãy mở rèm, vì ánh nắng buổi sáng chiếu vào có thể thúc đẩy sự tiết ra chất dẫn truyền thần kinh serotonin trong não. Serotonin càng cao, khả năng tập trung của bạn càng tốt.

– Sau khi bị đồng hồ báo thức đánh thức, hãy nằm mở mắt khoảng 5 phút. Nếu trong phòng có ánh nắng chiếu vào và bạn mở mắt trong khoảng thời gian hơn 5 phút, serotonin sẽ bắt đầu được tổng hợp. Tâm trạng ‘lười biếng’ sẽ dần tan biến, nhường chỗ cho cảm giác ‘tràn đầy năng lượng’.

– Tập các bài tập nhịp điệu như đi bộ, chạy bộ, leo cầu thang, thể dục nhịp điệu, thở sâu, đọc to, luyện thanh, hát, v.v.

– Nhai bữa sáng của bạn một cách chậm rãi (việc nhai có thể làm tăng hoạt động serotonin).

– Không xem TV vào buổi sáng, vì điều đó sẽ làm gián đoạn thời gian hoạt động tốt nhất của não và khiến khả năng tập trung giảm sút.

Đi ngủ sớm để có sức khỏe tốt

Thói quen thức dậy vào buổi sáng quyết định chất lượng một ngày. Ngược lại, thói quen trước khi đi ngủ ảnh hưởng đến cuộc sống dài hạn.

6 cách dễ dàng để đi ngủ sớm:

– Giảm nhiệt độ phòng ngủ và tắt điều hòa trước khi đi ngủ để có giấc ngủ sâu hơn.

– Để các thiết bị điện tử cách xa giường.

– Ý thức về nghi thức trước khi đi ngủ, như chúc nhau ngủ ngon và ngâm chân.

– Thiền, nghe sách nói, hoặc nghe nhạc trước khi đi ngủ.

– Tránh ngủ trưa quá 30 phút để không làm ảnh hưởng đến giấc ngủ ban đêm.

– Giảm giao tiếp vào ban đêm và ăn tối nhẹ nhàng hơn để cơ thể dễ dàng nghỉ ngơi.

Tránh để những thông tin không cần thiết làm xao nhãng bạn trong 15 phút trước khi đi ngủ. Bạn nên ngừng suy nghĩ về những điều đau đớn và thay vào đó, hãy tập trung nhiều hơn vào những điều tích cực trong khoảng thời gian này trước khi đi ngủ.

Chế độ ăn uống

– Ăn đúng giờ; nếu có thể, hãy ăn nhiều bữa nhỏ hơn.

– Ăn cho đến khi bạn no 70% và tránh ăn quá nhiều.

– Dinh dưỡng cân đối, kết hợp giữa thịt và rau, đảm bảo nhu cầu hợp lý của cơ thể về đường, đạm, béo, vitamin, v.v..

– Ăn ít đồ ngọt, đồ chiên rán, nội tạng động vật; giảm tiêu thụ đồ mặn, cay và các thực phẩm kích thích.

– Ăn ít đồ ăn nhẹ, và khoảng cách giữa trái cây và thực phẩm chính nên hơn nửa giờ.

– Uống hơn tám ly nước mỗi ngày.

– Tránh thực phẩm có chứa chất bảo quản, chất tạo màu và phụ gia thực phẩm.

– Ăn bữa tối nhỏ và tránh bỏ bữa trước khi đi ngủ.

Tập thể dục

Tập thể dục giúp tăng cường độ sâu của giấc ngủ, nâng cao hiệu quả làm việc và nghỉ ngơi, đồng thời giúp bạn tập trung lâu hơn.

Lưu ý: Không tập thể dục trong vòng ba giờ trước khi đi ngủ và không nên tập quá lâu.

Quy tắc quản lý thời gian

Nhắm mục tiêu

Nhà tư tưởng nổi tiếng người Pháp Montaigne từng nói: “Nếu tâm hồn không có mục tiêu xác định, nó sẽ đánh mất chính mình.”

Đặt mục tiêu là gì? Trong quản lý, chúng ta sử dụng nguyên tắc SMART để xác định các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, khả thi, thực tế và có thời hạn.

Brian Tracy từng nói: “Lập danh sách có thể tăng hiệu quả công việc lên 25%.”

Lập danh sách hành động vào mỗi buổi sáng hoặc tối hôm trước. Liệt kê từ 1 đến 3 việc quan trọng và từ 5 đến 7 việc phụ.

Nếu hôm nay bạn không thể hoàn thành những việc nhỏ nhặt, bạn có thể từ bỏ chúng một cách hợp lý. Ngoài việc tự sử dụng danh sách này, bạn còn có thể chia sẻ với nhóm để các thành viên trong nhóm hiểu được tiến độ của nhau.

Phương pháp Pomodoro

Các bước kỹ thuật Pomodoro:

– Tìm một công việc cần từ một đến hai giờ để hoàn thành.

–  Tìm đồng hồ báo thức, ứng dụng đồng hồ báo thức hoặc công cụ Pomodoro.

–  Đặt thời gian chu kỳ là 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi.

–  Khi bộ hẹn giờ bắt đầu, hãy tập trung vào nhiệm vụ trong 25 phút.

–  Sau 25 phút, nghỉ 5 phút để hoàn thành chu trình Pomodoro.

–  Tính xem bạn cần bao nhiêu chu kỳ Pomodoro để hoàn thành nhiệm vụ này.

Điều tuyệt vời nhất về Kỹ thuật Pomodoro là bạn đặt ra đơn vị thời gian rõ ràng: 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi tương đương với một chu kỳ Pomodoro. Bạn không cần phải suy nghĩ sẽ mất bao lâu để hoàn thành một công việc nào đó, mà chỉ cần nghĩ xem cần bao nhiêu chu kỳ Pomodoro để hoàn tất công việc đó.

Sau khi tập trung làm việc trong 25 phút, Kỹ thuật Pomodoro ‘buộc’ bạn phải nghỉ 5 phút, trong đó thời gian nghỉ tối thiểu yêu cầu bạn ‘đứng dậy và rời khỏi chỗ ngồi cách xa ít nhất hai mét’.

Nghỉ ngơi hợp lý giúp bạn có thời gian thư giãn sau giờ làm việc, đồng thời bạn cũng có thể tập thể dục để giãn cơ và xương, từ đó tăng cường khả năng tập trung khi làm việc sau này.

Kỹ thuật Pomodoro cung cấp cho chúng ta nhịp điệu “tập trung” và “nghỉ ngơi”. Chỉ cần tuân theo chu trình này, chúng ta sẽ không cảm thấy quá mệt mỏi ngay cả khi làm việc trong thời gian dài. Điều này giúp ta tận hưởng thời gian nghỉ ngơi và thư giãn lâu hơn.

Quy tắc và kỹ thuật

– Pomodoro không thể bị chia nhỏ.

– Nếu một hoạt động cần nhiều hơn 5 đến 7 Pomodoro, thì nên chia thành các hoạt động nhỏ hơn.

– Nếu một hoạt động diễn ra ít hơn 1 Pomodoro, có thể kết hợp với các hoạt động khác.

– Khi Pomodoro bắt đầu, bạn phải đợi cho đến khi chuông reo.

– Pomodoro tiếp theo sẽ hiệu quả hơn.

– Đừng sử dụng Kỹ thuật Pomodoro trong thời gian nghỉ ngơi; hãy tận hưởng cuộc sống!

Việc quan trọng phải làm trước

Việc tạo ra các ưu tiên liên quan đến nội dung, cách tổ chức và thời gian thực hiện những mục tiêu, tầm nhìn, giá trị và ưu tiên của bạn. Những việc thứ yếu không nên đặt lên hàng đầu, và những việc quan trọng không thể xếp sau. Dù trong tình huống khẩn cấp, cả cá nhân lẫn tổ chức đều cần tập trung vào những điều quan trọng trước tiên.

Chúng ta nên ưu tiên xử lý những gì trước? — Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Những việc quan trọng và không khẩn cấp bao gồm: Học tập, đọc sách, tập thể dục, và những hoạt động giúp chúng ta phát triển bản thân.

Trong cuộc sống này, điều quan trọng nhất cần đầu tư chính là bản thân chúng ta. Chúng ta nên làm việc nhiều hơn vào những việc quan trọng nhưng không cấp bách và không ngừng hoàn thiện bản thân! Sử dụng ma trận thời gian để lập kế hoạch cho mỗi 24 giờ trong cuộc đời bạn.

Phương pháp làm việc 2 phút

Phương pháp làm việc hai phút là thực hiện những công việc tốn ít thời gian ngay lập tức.

Khi đối mặt với một nhiệm vụ, trước tiên bạn hãy tự hỏi: Nhiệm vụ này có thể hoàn thành trong 2 phút không? Nếu có, hãy thực hiện ngay. Đừng trì hoãn. Càng trì hoãn, càng có nhiều việc khác xuất hiện.

Ví dụ: trả lời email, phân loại tài liệu, dọn dẹp bàn làm việc, v.v. Những việc có thể hoàn thành trong hai phút nên được thực hiện ngay lập tức.

Liên tục xem lại cách bản thân sử dụng thời gian

“Tự nhìn lại bản thân” là điều chúng ta cần kiên quyết thực hiện hàng ngày. Trong việc quản lý thời gian, chúng ta cũng nên nhìn lại mình mỗi ngày và tự hỏi bản thân đã sử dụng thời gian hôm nay như thế nào, cũng như liệu có sử dụng thời gian một cách hiệu quả hay không.

Vì vậy, khi áp dụng những quy tắc trên, bạn cũng nên thường xuyên xem lại cách sử dụng thời gian của mình. Khi nói đến quản lý thời gian, việc hiểu rõ càng sớm càng tốt là rất quan trọng; nhưng chỉ hiểu thôi thì chưa đủ, mà là cần hành động ngay lập tức. Để đạt được kết quả tốt, việc kiên trì thực hiện các nguyên tắc này hàng ngày là rất quan trọng. Tôi hy vọng rằng những bạn đọc bài viết này có thể kiên trì và quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả! Hãy tìm ra phương pháp quản lý thời gian phù hợp với bản thân bạn!

Trúc Nhi biên dịch

Xem thêm

Bí kíp làm việc hiệu quả: Hãy quản lý sự tập trung của bạn, chứ không phải thời gian

Thời gian sẽ tự khắc được quản lý tốt khi bạn quản lý được sự tập trung của mình.