Hướng dẫn cách điều hành một cuộc họp hiệu quả

Chúng ta đều không thích họp hành. Lý do chính đáng được đưa ra là chúng cản trở ngày làm việc, cản trở công việc hoàn thành, rất nhiều người cảm thấy đó là sự lãng phí thời gian. Có vài lời khuyên trên mạng về cách hạn chế thời gian họp hành hay tận dụng tốt thời gian hơn, nhưng thực tế thì sao? Bạn có thể thực sự làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả hơn và kiểm soát lịch làm việc của mình một cách thành công?

Paul Axtell đã có 35 năm kinh nghiệm làm việc trong vai trò một nhà tư vấn cá nhân và đã viết cuốn sách “Vấn đề họp hành: 8 chiến lược mạnh mẽ cho những Hội thoại nổi bật”, nói rằng họp hành là một vấn đề gây đau đầu với hầu hết các nhà quản lý đang làm việc với ông. Ông nói: “Người ta đã hoàn toàn từ bỏ. Họ đã từ bỏ hy vọng có thể thay đổi. Người ta đang tìm chiến thuật, thủ thuật, những ý tưởng phô trương và chúng luôn không hiệu quả”.

Ông đã hỏi Axtell và Francesca Gino, một giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard và tác giả của cuốn sách “Lạc hướng: Tại sao quyết định của chúng ta trật đường ray và Làm thế nào để có thể đi đúng kế hoạch”, liệu trí tuệ thông thường có đúng hay không.

1. “Giữ quy mô cuộc họp càng nhỏ càng tốt. Không quá 7 người”

Tất nhiên, không có một con số cụ thể nào cả. Mặc dù nghiên cứu không đưa ra một con số chính xác, nhưng Gino nói: “Có bằng chứng cho rằng việc giữ cuộc họp nhỏ sẽ có lợi hơn”. Với một người, bạn có thể dễ dàng hiểu ngôn ngữ cơ thể họ. “Với nhóm 20 người hay hơn, bạn không thể theo dõi các dấu hiệu tinh tế mà bạn cần”, Axtell nói. Và nếu bạn muốn mọi người có cơ hội để đóng góp, bạn cần phải hạn chế số người tham dự. Axtell cho biết, theo kinh nghiệm của ông thì hạn chế số lượng người tham dự xuống 4-5 người là cách duy nhất để mọi người đều có cơ hội phát biểu trong cuộc họp chỉ dài 60 phút.

Thách thức của những cuộc họp lớn không chỉ là mọi người không có cơ hội để nói chuyện, mà nhiều người sẽ cảm thấy họ không cần phải họp. Gino giải thích: “Khi có nhiều người rãnh rỗi, mọi người sẽ làm việc ít hơn so với thường ngày”. “Nghiên cứu tâm lý xã hội đã chỉ ra rằng khi con người thực hiện nhiệm vụ nhóm (như động não hay thảo luận về các thông tin trong một cuộc họp), họ cho thấy sự giảm sút nỗ lực cá nhân một cách đáng kể so với khi thực hiện một mình”. Điều này được gọi là “sự lười biếng xã hội” và có xu hướng tệ hơn nếu số người tham gia tăng lên.

Nó không có nghĩa rằng cuộc họp 20 người sẽ có kết quả thất bại. Bạn chỉ cần phải lập kế hoạch kỹ lưỡng hơn. Axtell nói: “Mức độ tiện lợi cần phải cao”. Bạn phải để ý hơn về việc nhận thông tin từ nhóm và hiểu mọi người trong phòng họp. “Bạn cần phải là bậc thầy trong việc quản lý buổi hội thảo”.

2. “Cấm dùng các thiết bị điện tử”

Cả hai chuyên gia đều đồng ý rằng đây là một ý tưởng tốt, vì 2 lý do. Đầu tiên là các thiết bị làm chúng ta phân tâm. Gino chỉ ra rằng rất nhiều người nghĩ rằng họ có thể làm việc đa nhiệm, chẳng hạn vừa viết email, đọc Twitter trong khi nghe người khác nói trong cuộc họp. Nhưng nghiên cứu cho thấy rằng điều đó là không thể. Gino nói: “Nghiên cứu khoa học thần kinh gần đây đã chỉ ra vấn đề này. Đa nhiệm đơn giản là một hoạt động hoang đường. Chúng ta có thể làm những công việc đơn giản như vừa đi bộ vừa nói chuyện, nhưng não bộ không thể xử lý đa nhiệm”. “Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy một người cố gắng làm việc đa nhiệm mất nhiều hơn 50% thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ và họ phạm hơn 50% sai lầm”.

Và điều tồi tệ hơn là, nhưng người sử dụng thiết bị điện tử trong cuộc họp có lẽ là những người đa nhiệm tồi tệ nhất. “Nghiên cứu cho thấy rằng thời gian một người sử dụng các hình thức truyền thông đa nhiệm càng nhiều, khả năng họ thực hiện một bài kiểm tra tiêu chuẩn đánh giá khả năng đa nhiệm càng tệ”, Gino giải thích.

>> Làm thế nào để trở thành một người ưu tú nơi công sở? 

Lý do thứ 2 cần phải cấm các thiết bị điện tử là vì chúng làm người khác phân tâm. Gần đây, Gino đã tiến hành một cuộc khảo sát đơn giản đánh giá xem liệu người ta có nghĩ đến một chiếc điện thoại, đăng status lên Facebook, hay viết Twitter trong cuộc họp là không thích hợp hay gây phân tán tư tưởng. Kết quả cho thấy rằng chúng ta cảm thấy khó chịu khi người khác sử dụng thiết bị điện tử trong cuộc họp. “Nhưng chúng ta không nhận ra rằng hành động của chúng ta sẽ có tác dụng tương tự lên người khác khi chúng ta cùng tham gia với họ”, cô nói. Đây là những gì Axtell thấy trong thực tế, rằng mọi người cảm thấy bị tổn thương hay xúc phạm khi ai đó chạm điện thoại của họ, đặc biệt nếu người đó là lãnh đạo cấp cao. “Nếu bạn đang trình bày hay nói về một ý tưởng và bạn thấy một quản lý cấp cao chú tâm vào điện thoại của họ, điều này thật đau lòng”, ông nói.

Tuy nhiên, có một số lý do để sử dụng công nghệ trong cuộc họp, Axtell nói. Bạn có thể muốn ghi chép, hay lấy tài liệu tham khảo. “Có lẽ chúng cần mở vì một thứ quan trọng nào đó đang diễn ra trong cuộc sống của họ”, ông nói. Nhưng nếu bạn không có việc gì làm với bất kỳ thiết bị điện tử nào, hãy tắt điện thoại hay máy tính bảng và tập trung chú ý.

3. “Càng ngắn càng tốt – không nên dài hơn 1 giờ”

Nghiên cứu cho thấy rằng cuộc họp ngắn có lợi thế hơn. Lợi ích đầu tiên là người tham dự sẽ tập trung hơn. Gino chia sẻ: “Các nghiên cứu cổ điển đã phát hiện rằng các nhóm đã điều chỉnh lại tốc độ làm việc và phong cách tương tác để đáp ứng kịp thời hạn chót và ràng buộc thời gian được đặt ra”. Ví dụ, một nghiên cứu cho thấy rằng “các nhóm này giải quyết vấn đề với tốc độ nhanh hơn và ra quyết định chuyên quyền hơn dưới áp lực thời gian cao, khác với khi làm việc dưới áp lực thời gian thấp”.

“Khi mọi người nhận ra rằng họ có thời gian hạn chế, họ sẽ ngừng đặt câu hỏi hay nói chuyện, mà tập trung vào việc hoàn thành công việc”, Axtell nói.

Điều này không có nghĩa là bạn phải tổ chức mọi cuộc họp chỉ trong khoảng thời gian 30 phút. Axtell cảnh báo rằng có những cuộc hội thảo cần nhiều thời gian hơn và không nên quá vội vã. Ông nói: “Nếu mục đích của cuộc họp là để thảo luận thông qua một cái gì đó, bạn cần phải cung cấp đủ thời gian để mọi người nói lên ý kiến của họ, góp ý xây dựng ý tưởng của người khác và đi đến kết luận”. Áp lực thời gian sẽ làm cuộc họp hiệu quả hơn, nhưng không nên quá ngắn vì bạn có thể bỏ qua những đoạn quan trọng.

>> 6 phương pháp để bảo vệ sức sống của não

4. “Cuộc họp đứng sẽ hiệu quả hơn”

Trong khi một số người cho rằng đây là mánh lới quảng cáo, Gino đã chỉ ra rằng dữ liệu thực nghiệm cho thấy đứng làm việc có hiệu quả hơn. Trong nghiên cứu này (được thực hiện vào năm 1999 trước khi cuộc họp đứng phổ biến trong các văn phòng), Allen Bluedorn từ Đại học Missouri và các đồng nghiệp của cô đã kết luận rằng những cuộc họp này ngắn hơn 34% so với họp ngồi, nhưng vẫn đưa ra được các giải pháp tương tự nhau.

Axtell cũng cho biết: “Tôi thích mọi người cố gắng làm một điều gì đó táo bạo để thay đổi cuộc họp, như đi bộ, đứng lên”. Tuy nhiên, ông cảnh báo, đừng để hình thức họp làm bạn phân tâm khỏi những vấn đề thực sự, hãy điều hành cuộc họp hiệu quả. “Tôi thích mọi người có can đảm để nói, ‘Tôi sẽ điều hành cuộc họp này tốt đẹp’. Lên kế hoạch, bỏ đi những thứ gây mất tập trung, v..v…”

>> Nguyên nhân “tỷ phú rách rưới” quyên góp 7,5 tỷ USD cho trường đại học

5. “Hãy chắc rằng mọi người tham dự và hãy gọi những người vắng mặt”

Một số người có thể muốn lên tiếng nhưng cảm thấy rằng họ không thể trừ khi được yêu cầu, Axtell cho biết. Điều này có thể là vì “lý do văn hóa, hay rào cản ngôn ngữ hoặc tính cách”. Những người ít lên tiếng thường có những quan điểm tốt nhất về cuộc họp, hãy chắc rằng họ được phép lên tiếng.

Có sự đóng góp của tất cả mọi người không chỉ tốt cho kết quả cuối cùng mà còn tốt cho những người tham gia. Mọi người muốn biết rằng ý kiến của họ được lắng nghe và cân nhắc. Và “chỉ bằng cách yêu cầu mọi người trong cuộc họp nói lên ý kiến của mình, cam kết thực thi của họ đối với vấn đề đang được thảo luận sẽ tăng lên”.

Đối với những người ngại phát biểu, bạn có thể nói chuyện với họ trước và nói với họ rằng hy vọng họ sẽ đóng góp cho cuộc họp. Bằng cách đó, họ sẽ có thời gian lên kế hoạch cho những gì họ cần nói. Sau đó, trong cuộc họp, bạn có thể hỏi quan điểm của họ, lúc này họ sẽ có thể nói tốt.

6. “Không bao giờ tổ chức họp chỉ để cập nhật thông tin”

“Nếu cuộc họp thực sự có những chủ đề quan trọng đáng bàn, hãy cập nhật chúng thật nhanh gọn”, Axtell nói. Bạn có thể nói vào cuối cuộc họp, còn điều gì nhóm chúng ta cần biết trước khi rời đi không? Còn vấn đề nào trong văn phòng bạn mà những người khác cần biết không? Ông cũng nói thêm: “Nhưng nếu bạn chỉ họp để truyền đạt thông tin, hãy suy nghĩ lại. Tại sao lại phí thời gian quý báu để nói về những thứ mà bạn có thể gửi email?”

Những cuộc họp cập nhật thông tin không chỉ lãng phí thời gian. Gino giải thích theo nghiên cứu của Roy Baumeisteer, Kathleen Vohs và các đồng nghiệp của họ, thì chúng ta có một số lượng hạn chế về thứ mà họ gọi là nguồn tài nguyên “điều hành”. “Khi chúng cạn kiệt, chúng ta sẽ ra những quyết định hay lựa chọn tồi”. “Cuộc họp thương mại đòi hỏi mọi người phải cam kết, tập trung và đưa ra những quyết định, hạn chế hay không để việc cạn kiệt nguồn tài nguyên nhận thức hữu hạn của những người tham gia, đặc biệt là khi cuộc họp quá dài hay quá thường xuyên”, Gino nói. Cô phát hiện ra những điều tương tự trong nghiên cứu của mình: rằng “cạn kiệt nguồn tài nguyên thi này có thể dẫn đến những quyết định tồi và hành vi kém đạo đức”. Vì vậy bạn nên tránh việc lên lịch thêm một buổi họp khác nữa.

>> 8 cách để thoát khỏi tình trạng “lờ đờ” tại sở làm sau bữa ăn trưa

7. “Nên viết ra ý tưởng trước thời điểm họp và biết rõ ràng về mục đích cuộc họp”

Axtell và Gino đồng ý rằng thiết kế cuộc họp và lập ra các ý tưởng trước cuộc họp là rất quan trọng: “Bạn nên giải thích những gì sẽ xảy ra để người tham dự biết họ sẽ làm gì”, Axtell nói. Trong cuốn sách “Lạc hướng” của mình, Gino nói về việc thiếu một kế hoạch hành động rõ ràng chính là lý do tại sao các cuộc họp bị chệch hướng trong việc ra quyết định. “Việc có một kế hoạch sẽ cho phép chúng ta có cơ hội làm rõ ý định của mình, và cân nhắc đến những thứ có thể gây khó khăn cho việc hoàn thành mục tiêu của chúng ta”.

Có rất nhiều dữ liệu cho thấy lượng thời gian chúng ta đang lãng phí vào các cuộc họp. Nhưng bạn không cần nghiên cứu để chứng minh những gì bạn có thể biết qua trực giác. Lần tới bạn hãy phối hợp hành động cùng nhóm của mình, làm hết sức để tận dụng tốt thời gian của mọi người, kể cả bạn.

Nguồn ảnh: Getty Images
Theo Harvard Business Review
Hoàng Vũ

Xem thêm: