Thêm 1 ngày mỗi tuần? Chuyên gia chỉ bạn cách đảo ngược suy nghĩ và quản lý thời gian
- Ngữ Yên
- •
Thời gian quý giá, đặc biệt với cuộc sống bận rộn. Nếu bạn luôn ước mình có thêm một chút thời gian, thì hãy chú ý đến một số chiến lược, nó thực sự có thể giúp chúng ta tiết kiệm được đáng kể thời gian.
Đó chính là khái niệm được đưa ra bởi chuyên gia thời gian người Úc Donna McGeorge trong quyển sách “The 1 Day Refund: Take Back Time, Spend It Wisely” (Có thêm 1 ngày, lấy lại thời gian, sống trí tuệ hơn). Cô tin rằng chúng ta có thể lấy lại được 15% thời gian, tức là mỗi tuần có thêm 1 ngày nữa. Như vậy chúng ta có thể sống càng trọn vẹn hơn và làm việc càng hiệu quả hơn.
Mỗi tuần chúng ta có thể tiết kiệm được 1 ngày không? Cô McGeorge nói rằng điều đó hoàn toàn có thể đạt được. Nhưng việc lấy lại 15% thời gian của bạn không phải là để làm thêm công việc, mà là làm cho lịch trình của bạn trở nên nới lỏng hơn một chút, thậm chí “tất cả đều không làm”, để giải tỏa những căng thẳng thần kinh của bạn.
Vậy tại sao là 15%?
Cô McGeorge giải thích: “Điều quan trọng là bạn phải dành 85% thời gian và tinh lực của mình giải quyết những công việc thường ngày, như vậy bạn sẽ không phải lúc nào cũng ở trong trạng thái căng thẳng và áp lực. Bạn cũng không cần dành 100% thời gian hoàn thành 100% mọi việc. Điều đó chỉ khiến bạn kiệt sức và bệnh tật”.
Trong cuốn sách đề cập “ít hơn tức là nhiều hơn” thực sự là cách tối ưu hoá thời gian của bạn tốt hơn, từ đó tiết kiệm thời gian hơn.
Cô nói: “Không ngừng hỏi bản thân rằng chúng ta có thể giảm bớt đi điều gì? Làm ít hơn hay đơn giản hoá mọi thứ. Cho dù là trong công việc hay là sinh hoạt đều nên suy nghĩ như vậy. Loại bỏ xung đột để làm mọi thứ càng thông thuận hơn, hoặc chỉ đơn giản là làm mọi thứ chậm lại.”
Như được mô tả trong quyển sách: “Chúng ta luôn nghĩ đến tất cả mọi việc cần phải làm, nhưng lại không suy nghĩ rõ ràng cần làm chúng như thế nào, đến nỗi chúng ta mãi mắc sai lầm. Kết quả cuối ngày chúng ta cảm thấy rằng chẳng làm được tốt việc gì cả. Điều đáng buồn là chúng ta ngày này qua ngày khác lại thường giẫm lên vết xe đổ cũ này.”
Thời gian dành cho chính mình
Cô McGeorge chỉ ra rằng, chúng ta rất dễ dàng sắp xếp lịch họp hay cuộc hẹn vào lịch trình của mình, nhưng lại rất khó dành thời gian nghỉ ngơi cho bản thân vào lịch trình.
Cô McGeorge nói: “Nếu bạn muốn duy trì trạng thái tốt nhất của bản thân, bạn cần dành thời gian cho chính mình.”
Nếu bạn không chắc chắn liệu mình có lấy lại được 15% thời gian hay không (hoặc là không biết làm sao để lấy lại được nhiều thời gian như vậy). Cô McGeorge khuyên rằng: “Bạn trước hết nên dừng lại”.
“Hãy dành cho bản thân ít nhất 1 giờ để ngồi xuống để thư giãn và giảm bớt một chút căng thẳng”, cô McGeorge chia sẻ, “hãy viết ra mọi thứ suy nghĩ trong lòng bạn”. Bao gồm công việc cần phải hoàn thành và những lo lắng trong nội tâm. Sau đó dựa theo từng việc để thiết lập mức độ ưu tiên: những việc phải làm bây giờ, những việc có thể làm sau hoặc những việc không cần phải làm. Tiếp đó, bạn hãy xem xét: Bạn cần phải làm không hay bạn có thể nhờ người khác hoàn thành.
Cô McGeorge khuyên chúng ta nên thường xuyên hỏi bản thân: “Tôi đã làm gì trong hôm nay để thỏa mãn tôi trong tương lai?”
Một phần quan trọng của điều này là thực hiện những điều quan trọng.
“Làm 3 việc quan trọng, còn hơn làm 100 việc mà chẳng có ý nghĩa gì”. Cô McGeorge nói, “Nguyên tắc Pareto cũng được áp dụng ở đây, 20% những việc quan trọng bạn làm sẽ mang lại cho bạn 80% thành quả”. (Nguyên tắc 20/80)
Làm thế nào để tiết kiệm thời gian?
Dưới đây là những lời khuyên tiết kiệm thời gian của Cô McGeorge:
- Khởi đầu nhỏ
Nếu bạn cảm thấy dành 1 giờ mỗi ngày là quá nhiều thì hãy bắt đầu với 30 phút. Cô ấy khuyên bạn hãy dành ra một chút thời gian cho bản thân, “không cần biết bao nhiêu thời gian, chỉ cần bạn có thể đủ để sắp xếp được công việc thì không thể lãng phí.”
- Sử dụng khởi đầu hoặc kết thúc một ngày
Nếu bạn tan sở lúc 5:30 chiều mỗi ngày, hãy dành ra 30-60 phút trước khi đi ngủ cho bản thân. “Như vậy bạn có nhiều quyền kiểm soát tốt hơn trạng thái của mình hơn vào cuối ngày. Bạn có thể sử dụng thời gian đó để hoàn thành công việc.”
Nếu bạn là một chú chim thức dậy vào sáng sớm, đừng để các cuộc họp hoặc hoạt động chiếm lấy thời gian khởi đầu ngày mới của bạn. Cô nói: “Nhiều người dậy sớm để hoàn thành các công việc nhanh nhất có thể, không nhất thiết phải làm như vậy.”
- Giới hạn thời gian của cuộc họp
Các cuộc họp ngẫu nhiên rải rác trong ngày chiếm toàn bộ lịch trình của bạn, khiến bạn không còn nhiều thời gian để tập trung vào công việc. Hãy tập trung các cuộc họp vào những thời điểm nhất định để dành thời gian cho các công việc khác được thực hiện mà không bị xáo trộn.
- Không cần phải kiểm tra thông tin thường xuyên
Bạn không cần phải kiểm tra thông tin cả ngày. Mọi người kiểm tra hộp thư của họ mọi lúc, nhưng làm như vậy có thể làm gián đoạn quá trình làm việc của mình. Bạn có thể quy định thời gian để xem chúng, ví dụ: Sử dụng 5 phút đầu tiên mỗi giờ thay vì 15 phút/ 1 lần.
- Chuyên tâm làm việc trong 1 giờ
Một cách khác để hoàn thành công việc là cố gắng hoàn thành công việc trong vòng 1 giờ. Cô McGeorge gọi đó là “sức mạnh của 1 giờ”. Hẹn giờ và bắt đầu làm việc, cho dù bạn đang giặt quần áo hay chuẩn bị bài phát biểu cho một hội nghị sắp tới. “Nếu bạn dành 1 giờ mỗi ngày cho một công việc, bạn sẽ ngạc nhiên về những gì bạn có thể hoàn thành trong 1 giờ đó”, cô nói. Đôi khi làm một việc có thể giải phóng các nguồn lực khác.
Làm gì với nhiều thời gian hơn?
Nếu bạn không thể tận dụng tốt thời gian tiết kiệm được thì bạn chính là đang làm điều đó một cách vô ích. Thời gian đã tiết kiệm được thông qua việc sắp xếp hợp lý, loại bỏ, tối ưu hóa, ủy quyền, v.v. cần được sử dụng tốt.
Đối với một số người, họ muốn giảm căng thẳng và tạo cho mình một chút không gian thở. Nếu bạn thuộc trường hợp này thì tất cả những gì bạn phải làm là bình tĩnh, thư giãn và giải tỏa tâm trí. Bạn có thể đi dạo, thiền hoặc thậm chí là “mơ mộng”, tất cả điều này đều có tác dụng trị liệu.
Một số người có thể đang tìm kiếm sự đột phá trong công việc và muốn sử dụng thời gian để làm nhiều việc hơn. Nếu bạn cũng ở tình huống như vậy, thì bạn phải hiểu rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được trong công việc.
Cô McGeorge nói: “Nếu bạn không chắc mình muốn làm gì trong thời gian này, không hiểu ý nghĩa của nó thì trước tiên bạn cần phải tìm ra mục tiêu có ý nghĩa với bạn.”
“Bạn có thể hòa mình vào thiên nhiên và tìm câu trả lời cho mình!” “Chính là cách để bạn mở rộng tâm hồn của mình”, cô nói. 
Tận dụng tốt thời gian bạn tiết kiệm được
Tiết kiệm thời gian và sử dụng nó một cách khôn ngoan chỉ là một trong số đó. Xác định những điều khó chịu trong ngày của bạn là một cách khác để giúp bạn sắp xếp thời gian của mình tốt hơn.
Cho dù bạn là cha mẹ hay chủ sở hữu của một công ty, thường có rất nhiều việc đang chờ bạn quyết định. Mặc dù chúng ta không nhất thiết phải quan tâm đến việc cần bao nhiêu năng lượng để đưa ra quyết định, nhưng điều đó sẽ ảnh hưởng đến bạn. Mọi quyết định đều đối mặt với sự cân nhắc và đánh đổi, và việc lựa chọn cái này chính là phải hy sinh những cái khác. Có rất nhiều nỗ lực về tinh thần và cảm xúc, và thậm chí cả sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định.
Sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định giống như một ma cà rồng đang hút cạn năng lượng của bạn. Ví dụ, khi bạn trở về nhà sau một ngày làm việc, ngay khi bạn vừa bước vào cửa, gia đình đã hỏi bạn muốn ăn gì cho bữa tối. Một khi bạn cảm thấy mệt mỏi sau một ngày dài, việc đưa ra quyết định có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, thậm chí dẫn đến việc tránh né đưa ra quyết định, dẫn đến sự trì hoãn, như vậy sẽ càng làm tăng thêm sự mệt mỏi.
Đôi khi chúng ta né tránh việc đưa ra những quyết định lớn vì chúng dường như có quá nhiều rủi ro. Kết quả là chúng ta dành nhiều thời gian cho những quyết định nhỏ hơn. Đây không phải là một cách tốt để giải quyết vấn đề.
Cô McGeorge hỏi rằng: “Hãy tưởng tượng, bạn có thể đưa ra những quyết định lớn nào để loại bỏ một loạt những quyết định nhỏ?”
Ví dụ, bạn có thể quyết định bữa tối sẽ ăn mỗi ngày vào đầu tuần, để khi quá mệt mỏi không thể lên kế hoạch, bạn có thể đặt những món đó mà không cần phải suy nghĩ nữa.
Phần kết
Việc tối ưu hóa thời gian để tiết kiệm 15% thời gian là điều hoàn toàn có thể làm được. Nếu bạn có thể làm được như vậy, nó sẽ giảm bớt cảm giác hỗn loạn, cảm giác không biết làm gì. Khi chúng ta cảm thấy như chúng ta không có thời gian cho những gì trước mắt, cảm giác đó có thể chiếm lấy chúng ta. Nhưng một khi bạn đã làm chủ được thời gian của mình, vấn đề còn lại chỉ là bạn muốn làm gì với thời gian đó.
Nếu nói rằng bạn không muốn làm bất cứ điều gì cũng không sao. Trong khoảng thời gian rảnh rỗi và không bị giới hạn này, bạn có thể đi dạo hoặc lên ý tưởng, tìm cảm hứng hay chỉ đơn giản là trò chuyện với hàng xóm. Tất cả những việc này đều có ý nghĩa, ngay cả khi nó không phù hợp với khái niệm hiện đại về cái được gọi là “năng suất cao”.
Biết mình muốn làm gì với 15% thời gian có thêm đó sẽ giúp bạn có động lực để hành động.
Xem thêm
Từ khóa quản lý thời gian
