Quy tắc ứng xử khi trả lời tin nhắn: Vừa đủ và đúng lúc

Trong cuộc sống, chúng ta thường phải nhắn tin với nhiều người cùng lúc — như người thân, bạn bè hay giáo viên của con. Việc kiểm tra và phản hồi tất cả các tin nhắn có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Bạn nên trả lời ai trước? Làm sao để xử lý những nhóm chat cứ liên tục gửi thông báo? Và nếu lỡ xem tin nhắn rồi mà chưa kịp trả lời thì sao?

Nick Leighton, người dẫn chương trình podcast về phép lịch sự và ứng xử Were You Raised by Wolves?, cho biết việc nhắn tin đôi khi có thể khiến chúng ta thấy khó xử — nhưng thực ra, cách xử lý lại đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ.

Ông nói: “Nhiều người quên rằng nhắn tin cũng là một cách giao tiếp giống như nói chuyện trực tiếp. Dù hình thức có khác, nhưng các nguyên tắc cơ bản như ‘đừng làm mất thời gian của người khác’ và ‘hãy để ý đến cảm xúc của họ’ thì vẫn luôn đúng”.

Leighton cùng Erica Dhawan — tác giả cuốn Ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số: Cách xây dựng lòng tin và kết nối bất kể khoảng cách — đã chia sẻ cách áp dụng những quy tắc ứng xử cơ bản vào việc nhắn tin hằng ngày, đồng thời đưa ra lời khuyên cho năm tình huống thường gây bối rối khi giao tiếp qua tin nhắn.

Một người đàn ông gọi món surf and turf (món gồm hải sản và thịt bò đắt tiền), trong khi những người còn lại chỉ gọi món salad — rồi anh ta lại mong cả nhóm chia đều hóa đơn. Tình huống đó nghe có vẻ bất hợp lý, đúng không?

Cũng như vậy, việc bạn không trả lời tin nhắn ngay lập tức không có nghĩa là bạn là người nhắn tin tệ. Với lượng tin nhắn chúng ta nhận mỗi ngày, cảm giác quá tải là điều dễ hiểu.

“Tất cả chúng ta cần vượt qua suy nghĩ rằng ai cũng phải phản hồi ngay lập tức”, theo Erica Dhawan — tác giả bài viết nổi tiếng trên New York Times năm 2022 có tiêu đề: Bỏ qua tin nhắn hoặc email không phải lúc nào cũng thô lỗ. Đôi khi điều đó là cần thiết. Cô nói: người nhận tin nhắn có thể đang trông con khóc, đang trong nhà vệ sinh hoặc đang họp Zoom — không phải lúc nào cũng tiện trả lời ngay.

Dhawan ví việc xử lý tin nhắn như các bác sĩ cấp cứu đang phân loại bệnh nhân: ưu tiên những gì cần hành động trước. Ví dụ, một tin nhắn từ cô giáo báo con bạn bị ốm hay từ đồng nghiệp thông báo cuộc họp bị hủy thì cần phản hồi ngay. Còn những tin nhắn như video hài hay lời mời dự tiệc còn cả tuần nữa mới tới, thì có thể để sau.

Vì vậy, hãy cho bản thân (và cả người khác) một khoảng thời gian linh hoạt. Đừng cảm thấy tệ nếu bạn không trả lời ngay. Và cũng đừng thấy bị lơ nếu ai đó chưa phản hồi bạn lập tức.

Chị tôi gửi quá nhiều video – tôi nên làm gì?

Chị gái tôi thường gửi cho tôi rất nhiều video từ mạng xã hội, có khi đến năm video mỗi ngày. Tôi hiểu đó là cách chị thể hiện tình cảm, nhưng tôi không có thời gian để xem hết. Vậy tôi nên xử lý thế nào?

Theo Dhawan, bạn không cần phải xem hoặc phản hồi mọi video ngay lập tức. Bạn có thể lưu lại và xem khi rảnh vào cuối ngày hoặc cuối tuần rồi phản hồi sau. Thậm chí nếu bạn không xem hết thì cũng không sao — chỉ cần một câu như “Em thích mấy video chị gửi lắm” để thể hiện bạn đã nhận được là đủ.

 “Đây là ngôn ngữ tình yêu qua tin nhắn của chị bạn. Điều quan trọng là sự kết nối, không phải phản hồi chi tiết”, cô nói.

Nếu hai chị em đủ thân thiết, bạn có thể gọi điện và nói nhẹ nhàng: “Em thích các video chị gửi, nhưng mỗi ngày nhiều quá nên em không xem kịp đâu”.

Tôi quên trả lời tin nhắn của một người cách đây một tháng – giờ lại cần nhờ họ. Làm sao đây?

Tôi đã bỏ quên một tin nhắn rủ đi ăn trưa từ bạn cách đây gần một tháng. Giờ tôi lại cần nhờ người ấy giúp một việc lớn. Tôi nên làm gì?

“Đừng nhắn thẳng vào việc nhờ vả ngay. Như vậy sẽ bị coi là lợi dụng”, Leighton nói.

Thay vào đó, hãy thử một cách nhẹ nhàng và thoải mái như: “Ôi trời, mình vừa nhận ra là mình đã hoàn toàn quên mất. Mình rất muốn đi ăn trưa với bạn. Hãy cho mình biết khi nào bạn rảnh nhé”.

Sau đó, bạn có thể nhắn thêm để nhờ việc — nhưng hãy để họ cảm thấy mối quan hệ vẫn được coi trọng. Và nhớ là bạn sẽ phải trả bữa trưa đó đấy.

Làm sao để bạn tôi chịu trả lời tin nhắn?

Tôi đang cố tổ chức một chuyến đi xem hòa nhạc cùng nhóm bạn, nhưng một số người không chịu phản hồi. Tôi phải làm sao?

“Hãy rõ ràng và đặt ra thời hạn”, Dhawan khuyên. Thay vì nói chung chung, hãy viết cụ thể: “Đây là đường link mua vé. Mình sẽ đặt vào thứ Ba. Ai muốn đi thì báo mình hôm nay nhé”.

“Bằng cách đưa ra mốc thời gian rõ ràng và hành động cụ thể, bạn giúp người khác dễ phản hồi hơn. Và nếu họ vẫn không trả lời, hãy bỏ qua và tiếp tục với kế hoạch”, cô nói.

Nhóm chat của tôi quá hỗn loạn – làm sao thiết lập lại trật tự?

Trò chuyện nhóm của tôi rất lộn xộn. Tôi phải cuộn rất lâu để hiểu chuyện gì đang diễn ra. Có quá nhiều cuộc trò chuyện ngoài lề, làm sao để đặt ra quy tắc cơ bản?

“Phép xã giao là việc chọn lọc xem điều gì thực sự đáng để nói. Nếu có điều gì đó khiến bạn khó chịu thực sự, hãy nói ra một cách lịch sự và thẳng thắn”, Leighton nói.

Dhawan bổ sung thêm rằng, trong nhóm chat cũng có những nguyên tắc nên tuân theo:
– Đừng gửi tin nhắn không cần thiết. Trước khi “ping” ai đó, hãy tự hỏi: Điều này có thật sự cần thiết không?
– Thay vì nhắn “haha”, bạn chỉ cần nhấn giữ và chọn biểu tượng cảm xúc. Cách này tiết kiệm thời gian và tránh làm phiền cả nhóm.
– Nếu có mâu thuẫn cá nhân, hãy nhắn riêng thay vì tranh luận công khai trong nhóm. “Hãy để những cuộc cãi vã riêng tư diễn ra ở tin nhắn một-một”.

Ngoài ra, đừng ngại tận dụng các tính năng của điện thoại: tắt tiếng thông báo nhóm, lưu trữ hoặc thoát khỏi nhóm khi cần thiết. Tham gia nhiều nhóm chat giống như ngồi cùng lúc ở năm bàn cà phê khác nhau — rất dễ bị quá tải.

Trúc Nhi biên dịch
Theo NPR

Xem thêm

Kỹ năng giao tiếp: Tùy người mà nói chuyện

Áp dụng 6 kỹ năng giao tiếp này ngoài việc xây dựng cảm tình, những mối quan hệ của bạn cũng sẽ ngày càng tốt hơn.