Nghiên cứu: Văn phòng mở thực ra làm giảm năng suất và tương tác

Văn phòng mở với không gian làm việc “thoáng đãng” không có các bức tường và vách ngăn – đang là xu hướng hiện nay, nhưng điều này có thể thực sự làm giảm năng suất và sự hợp tác giữa nhân viên, theo một nghiên cứu mới.

Văn phòng mở chiếm đến 70% không gian làm việc ở Mỹ

Từ khi Google, Yahoo, eBay, Goldman Sachs và các công ty lớn tại Mỹ khởi đầu cho việc “xóa nhòa” khoảng cách giữa các phòng ban, văn phòng “mở” không vách ngăn đã trở thành một trào lưu của thế giới. Hiện nay, đến 70% số lượng các văn phòng tại Mỹ là văn phòng mở.

Văn phòng mở được cho là tạo ra sự tiện lợi, gần gũi giữa các nhân viên, tăng khả năng giao tiếp và chia sẻ, đồng thời cũng làm giảm đáng kể diện tích và chi phí văn phòng.

Ở Việt Nam, đa số các trụ sở mới mở của các công ty là dạng văn phòng mở.

Tuy nhiên, văn phòng mở không hẳn sẽ mang lại tác dụng như kỳ vọng.

Một nghiên cứu nghiêm túc về văn phòng mở

Nhân viên tại các công ty đa quốc gia thuộc top Fortune 500 thấy rằng thời gian tương tác mặt đối mặt giảm khoảng 70%, việc sử dụng email tăng từ 22% đến 50%, và năng suất giảm sau khi không gian văn phòng truyền thống của họ chuyển sang các dạng văn phòng mở. Phát hiện mới được đăng trên Kỷ yếu triết học của Hiệp hội hoàng gia B, cho thấy rằng việc loại bỏ các ngăn cách vật lý thực tế lại gây khó khăn trong việc thúc đẩy hợp tác và tinh thần tập thể giữa các nhân viên.

Theo các tác giả Ethan Bernstein và Stephen Turban của Harvard, rất nhiều công ty đã cố gắng tạo ra không gian làm việc sôi động. Nhưng “kết quả là các nhân viên trong văn phòng mở lại chọn cô lập bản thân (ví dụ bằng cách đeo các tai phone lớn) trong khi cố gắng tỏ ra càng bận càng tốt (vì mọi người đều có thể nhìn thấy họ).”

Trước khi nghiên cứu, các cuộc khảo sát nhân viên và báo chí đã cho thấy các nhân viên không thích xu hướng kiến trúc mở. Người lao động phàn nàn về sự ồn ào, phân tâm, năng suất giảm, mất tính riêng tư và cảm giác luôn bị “soi mói”. Trên tất cả, các nghiên cứu đã ngợi ý rằng các văn phòng mở có là không tốt cho sức khỏe.

>> Bí kíp làm việc hiệu quả: Hãy quản lý sự tập trung của bạn, chứ không phải thời gian

Tuy nhiên Bernstein và Turban cho rằng, cho đến bây giờ, chưa có đủ dữ liệu về sự thay đổi cách hành xử của nhân viên trong các không gian mở. Để tìm ra dữ liệu này, họ đã kêu gọi sự cộng tác của các nhân việc trong 2 công ty lớn nơi sắp thay đổi mô hình từ văn phòng đóng truyền thống sang các không gian không có vách ngăn.

Trong công ty đầu tiên, mang mã OpenCo1, các  nhà nghiên cứu đã theo dõi hoạt động của 52 nhân viên trong 15 ngày trước khi thiết kế lại văn phòng, 15 ngày sau khi thiết kế lại văn phòng được 3 tháng. Khoảng thời gian 3 tháng cho phép các nhân viên từ bộ phận bán hàng, nhân sự, công nghệ, phát triển sản phẩm, và lãnh đạo… ổn định môi trường làm việc mới của họ. .

Các nhân viên được đeo một chiếc thẻ với một bộ các cảm biến giám sát hoạt động và di chuyển của họ: một camera hồng ngoại phát hiện họ gặp mặt người khác, một micro ghi âm lại nội dung trao đổi, một máy đo gia tốc ghi lại sự di chuyển của họ, một cảm biến Bluetooth giám sát vị trí của họ trong văn phòng.

Khi camera hồng ngoại phát hiện rằng các nhân viên có tương tác mặt đối mặt, micro sẽ ghi lại sự biến đổi trong giọng nói, và giám sát vị trí cho thấy các nhân viên ở gần nhau. Tương tác kết thúc khi một trong bất kỳ điều kiện nào trong số này ngừng 5 giây. Các nhà nghiên cứu cũng theo dõi sự liên lạc qua lại giữa nhân viên bằng các thiết bị điện tử khác.

Kết thúc đợt nghiên cứu, các nhà nghiên cứu đã thu thập được được dữ liệu của 96.778 đợt tương tác mặt đối mặt, 84.026 email và 25.692 tin nhắn văn bản.

Kết quả đáng kinh ngạc

Sau khi tiến hành thiết kế lại văn phòng theo hướng mở, các nhân viên đã dành ít hơn 72% thời gian cho các tương tác mặt đối mặt với đồng nghiệp. Dữ liệu cho thấy các nhân viên sử dụng 5,8 giờ mỗi ngày cho tương tác mặt đối mặt trước khi văn phòng được thiết kế lại, nhưng sau khi văn phòng được thiết kế lại, họ chỉ dùng 1,7 giờ mỗi ngày để tương tác mặt đối mặt. Đồng thời, tương tác bằng các phương tiện điện tử cũng tăng lên, người lao động gửi nhiều hơn 56% email và nhiều hơn 67% tin nhắn đến đồng nghiệp.

Những người điều hành của công ty cũng chia sẻ về mặt định tính rằng năng suất giữa các nhân viên – được đo bằng các chỉ số nội bộ (không được tiết lộ) – cũng giảm. Tuy nhiên, họ không tiết lộ mức độ suy giảm năng suất.

>> Tại sao năng suất 236 nông dân Trung Quốc không bằng 1 nông dân Mỹ?

Các nhà nghiên cứu sau đó, đã lặp lại nghiên cứu này với công ty ẩn danh thứ 2 mang mã OpenCo2. Nhưng lần này họ triển khai với nhiều nhân viên hơn và theo dõi họ trong thời gian dài hơn. Cụ thể, có 100 nhân viên được quan sát trong 8 tuần trước khi văn phòng được thiết kế lại và trong 8 tuần sau khi văn phòng được thiết kế lại 2 tháng. Các nhà nghiên cứu cũng thu thập các thông tin về các cặp đồng nghiệp đã thường xuyên tương tác với nhau cũng như các đặc điểm của họ gồm giới tính, vị trí công việc và vị trí bàn làm việc.

Các nghiên cứu viên đã nhận được kết quả rất giống với kết quả nhận được từ công ty OpenCo1. Thời gian tương tác mặt đối mặt giảm xuống từ 67% đến 71% ở công ty OpenCo2, phụ thuộc vào việc các nghiên cứu viên phân tích dữ liệu của các cặp đồng nghiệp và khoảng cách bàn làm việc. Và email đã tăng từ 22% đến 50%. (Các nhà nghiên cứu không giám sát các tin nhắn văn bản đối với công ty này). Không có gì là đáng ngạc nhiên, người lao động có bàn làm việc gần nhau hoặc làm việc trong cùng một nhóm tương tác với nhau nhiều hơn, nhưng số lần tương tác lại nhỏ hơn mong đợi. Giới tính không ảnh hưởng đến mức độ tương tác của người lao động.

Tóm lại, các nhà nghiên cứu kết luận rằng việc loại bỏ các bức tường đã phản tác dụng. Họ suy đoán rằng lý do là người lao động cần được hạn chế về khả năng tương tác, và cần các ranh giới cứng giúp họ ý thức được môi trường xung quanh.

Tính riêng tư cũng có thể là một lý do chính. Các nhà nghiên cứu cho rằng:

Một trong những khao khát cơ bản của con người là được riêng tư và các nghiên cứu trước đây đã cho thấy sự riêng tư có thể làm tăng năng suất. Tuy kiến trúc văn phòng mở khiến cho mọi người có thể giám sát lẫn nhau hoặc “minh bạch”, nó có thể làm giảm tương tác [mặt đối mặt], vì các nhân viên tìm cách để bảo vệ quyền riêng tư của họ, ví dụ bằng cách chọn một kênh thông tin khác để giao tiếp.

Nhưng có lẽ điều đáng nhấn mạnh là, các nhà nghiên cứu và những chủ doanh nghiệp vẫn chưa tìm ra được cách xây dựng một môi trường làm việc đáng mơ ước, giúp gia tăng sáng tạo và trí thông minh tập thể. Rõ ràng là việc phá bỏ các bức tường vật lý trong văn phòng không phải là một ý kiến hay.

Theo arstechnica.com